DOF: 20/12/2013
CIRCULAR Modificatoria 14/13 de la Única de Fianzas

CIRCULAR Modificatoria 14/13 de la Única de Fianzas.

Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público.- Comisión Nacional de Seguros y Fianzas.

CIRCULAR MODIFICATORIA 14/13 DE LA ÚNICA DE FIANZAS
(Capítulo 8.3.; Anexos 8.3.2-a y 8.3.2-b)
La Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 108, fracción IV, de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros, 68, fracción VI, de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, y de conformidad con el Acuerdo por el que la Junta de Gobierno de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas delega en el presidente la facultad de emitir las disposiciones necesarias para el ejercicio de las facultades que la ley le otorga a dicha Comisión y para el eficaz cumplimiento de la misma y de las reglas y reglamentos, emitido el 2 de diciembre de 1998 y publicado en el Diario Oficial de la Federación el 4 de enero de 1999, y
CONSIDERANDO
Que en términos de lo previsto en el primer párrafo del artículo 67 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, las instituciones de fianzas y demás personas que en los términos de dicha Ley, estén sujetas a la inspección y vigilancia de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, deberán rendir a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público así como a la propia Comisión, en la forma y términos que al efecto establezcan, los informes y pruebas que sobre su organización, operaciones, contabilidad, inversiones o patrimonio les soliciten para fines de regulación, supervisión, control, inspección, vigilancia, estadística y demás funciones que conforme a la citada Ley u otras disposiciones legales y administrativas les corresponda ejercer.
Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 63, párrafo cuarto, de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, las instituciones de fianzas podrán microfilmar, grabar en discos ópticos o en cualquier otro medio que les autorice la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, todos aquellos libros, registros y documentos en general, que estén obligadas a llevar con arreglo a las leyes y que mediante disposiciones de carácter general señale dicha Comisión, de acuerdo a las bases técnicas que para la microfilmación o la grabación en discos ópticos, su manejo y conservación, establezca la misma.
Que resulta de especial trascendencia implementar mecanismos técnicos que permitan mantener la integridad e inalterabilidad de los documentos en los que se sustenten las operaciones y actividades que las instituciones de fianzas llevan a cabo, así como su correspondiente comprobación por parte de las autoridades supervisoras en el ejercicio de sus funciones de inspección y vigilancia, con lo cual, se pretende lograr la optimización de los recursos y una supervisión eficiente.
Que en virtud de lo anterior, y en ejercicio de las facultades otorgadas a la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas en términos de los preceptos legales antes invocados, dicho Órgano Desconcentrado ha desarrollado las bases técnicas para la microfilmación o grabación de los libros, registros y documentos relativos a las operaciones y servicios que las instituciones de fianzas llevan a cabo, así como para los demás documentos que están obligadas a llevar de conformidad con las leyes y demás normativa aplicables.
Por lo anteriormente expuesto, esta Comisión ha resuelto expedir la siguiente modificación a la Circular Unica de Fianzas en los siguientes términos:
CIRCULAR MODIFICATORIA 14/13 DE LA ÚNICA DE FIANZAS
(Capítulo 8.3.; Anexos 8.3.2-a y 8.3.2-b)
PRIMERA.- Se adiciona el "Contenido" de la Circular Única de Fianzas para prever dentro del Título 8 la referencia al Capítulo 8.3. denominado "De la microfilmación y destrucción de documentos relacionados con las operaciones y servicios de las instituciones", para quedar de la siguiente manera:
"Contenido
...
"8. DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD
...
"Capítulo 8.3.            De la microfilmación y destrucción de documentos relacionados con las operaciones y servicios de las instituciones
..."
SEGUNDA.- Se adiciona la "Relación de Anexos" para hacer referencia a los Anexos 8.3.2-a denominado "Instructivo para la microfilmación y destrucción de documentos" y 8.3.2-b denominado "Instructivo para la grabación y destrucción de documentos", para quedar de la siguiente manera:
"RELACIÓN DE ANEXOS
...
Anexo 8.3.2-a           Instructivo para la microfilmación y destrucción de documentos
Anexo 8.3.2-b           Instructivo para la grabación y destrucción de documentos
..."
 
TERCERA.- Se adiciona el Capítulo 8.3. a la Circular Única de Fianzas, para quedar de la siguiente manera:
CAPÍTULO 8.3.
DE LA MICROFILMACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LAS
OPERACIONES Y SERVICIOS DE LAS INSTITUCIONES
Para los efectos de los artículos 63 y 67 de la LFIF:
8.3.1.           Las Instituciones deberán apegarse a las bases técnicas establecidas en el presente Capítulo para la microfilmación o grabación de los libros, registros y documentos relativos a sus operaciones y servicios, así como para los demás documentos relacionados con su contabilidad.
8.3.2.           Las Instituciones, al conservar todos aquellos libros, registros y documentos en general que obren en su poder relativos a sus operaciones y servicios, así como los demás documentos relacionados con su contabilidad, podrán utilizar la microfilmación, grabación, o bien cualquier otro medio que para tal efecto les autorice la Comisión.
       La microfilmación o grabación que lleven a cabo las Instituciones, deberá sujetarse a los procedimientos de control interno y a las bases técnicas que se contienen en los Anexos 8.3.2-a "Instructivo para la microfilmación y destrucción de documentos" y 8.3.2-b "Instructivo para la grabación y destrucción de documentos", según corresponda.
       La utilización de sistemas o medios para la conservación de libros, registros y documentos en general, distintos a la microfilmación o grabación, o cuando éstos no cumplan con las bases técnicas a que se refiere el presente Capítulo, requerirán de la previa autorización de la Comisión a fin de estar en condiciones de llevar a cabo dichos procesos en cumplimiento a lo previsto en el artículo 63 de la LFIF. La solicitud de la autorización, deberá presentarse mediante escrito libre firmado por el Director General o en su caso, por el Representante Legal de la Institución de que se trate, ante la Comisión, en su Oficialía de Partes, sita en Avenida Universidad No. 1868, Colonia Oxtopulco Universidad, Delegación Coyoacán, C.P. 04310 en México D.F., en un horario de 9:00 a 15:00 horas, en días hábiles; en el que se detallen los sistemas o medios para la conservación de libros, registros y documentos.
       Las Instituciones en los procesos a que se refiere la presente Disposición, deberán ajustarse, adicionalmente, a lo establecido en los numerales 4.3, 4.4 y 5 y al apéndice normativo de la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2002, "Prácticas comerciales-Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos", publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de junio de 2002, o la que la sustituya.
       Las Instituciones deberán asegurar la inalterabilidad de los datos, cifras y, en su caso, características de literalidad de los libros, registros y documentos originales objeto de microfilmación o grabación, mediante la tecnología que al efecto utilicen y corroborar que éstos correspondan fielmente con su original.
8.3.3.           Las Instituciones, para la microfilmación o grabación, podrán aplicar la tecnología estándar existente en el mercado, siempre que reúna los requisitos de seguridad que se establecen en los Anexos 8.3.2-a "Instructivo para la microfilmación y destrucción de documentos" y 8.3.2-b "Instructivo para la grabación y destrucción de documentos", según corresponda.
       El proceso de microfilmación deberá prever la generación de un índice de los documentos objeto de dichos procesos, en donde se indique, por lo menos, el nombre de éste; el lugar de almacenamiento; el tamaño; la fecha y la hora de creación; el número de imágenes y una referencia descriptiva de su contenido, así como la clave del medio en donde se microfilmó la documentación. El índice deberá tener como encabezado, el nombre de la Institución, y al pie de página contendrá el nombre del operador y del funcionario que verificó la preparación de los documentos, así como el lugar y la fecha en que se realizó la microfilmación.
       Tratándose de los procesos de grabación, se deberá generar un archivo que contenga los datos señalados en el párrafo anterior. Asimismo, se anotará el total de directorios o subdirectorios existentes, el espacio total del medio de almacenamiento y el espacio total ocupado sin considerar el que, en su caso, ocupe el archivo del índice que también sea grabado.
       El índice a que se refiere esta Disposición, deberá constar en un acta firmada por los funcionarios responsables del proceso de microfilmación o grabación, la cual deberá ser almacenada como imagen, dentro del medio que se hubiere utilizado. Por otra parte, el medio físico en que se contenga dicha información deberá estar debidamente identificado, conteniendo, al menos, el nombre de la Institución; el lugar y la fecha de almacenamiento, la clave de control interno, así como el nombre y la firma del operador y del funcionario verificador.
8.3.4.           Las Instituciones no podrán destruir, aun cuando se hubieren microfilmado o grabado, los originales de los documentos públicos relativos a su contabilidad, la escritura constitutiva y sus modificaciones, las actas de asambleas generales de accionistas, sesiones de su consejo de administración, y sus comités, las actas de emisión de valores, los estados financieros, la documentación de apoyo a dichos estados financieros, el dictamen del auditor externo independiente, el dictamen del actuario independiente respecto a la situación y suficiencia de las reservas técnicas, así como la que ampare la propiedad de bienes propios o de terceros cuyo original se encuentre bajo su custodia. En todo
caso, dicha información deberá conservarse durante los plazos que establecen las disposiciones legales en materia mercantil y fiscal aplicables.
       Asimismo, tampoco podrán destruirse los documentos de valor histórico que, en su caso, correspondan a la Institución, o que aquélla mantenga en custodia.
8.3.5.           Las Instituciones estarán obligadas a conservar los negativos originales de cámara obtenidos por el sistema de microfilmación, así como la primera copia que se obtenga de los discos ópticos o magnéticos con imágenes digitalizadas, de todos aquellos libros, registros y documentos que consten en dichos sistemas, durante los plazos que, para la conservación de la contabilidad y correspondencia, establecen las disposiciones legales en materia mercantil y fiscal aplicables.
       Asimismo, deberán contar con el conjunto de programas (hardware y software), procedimientos y datos del sistema que permitan conocer el contenido de los discos ópticos o magnéticos a que se refiere el párrafo anterior y, en su caso, los que se requieran tratándose de procesos de microfilmación.
8.3.6.           Los negativos originales de cámara obtenidos por el sistema de microfilmación y la primera copia que se obtenga de los discos ópticos o magnéticos con imágenes digitalizadas, de los libros, registros y documentos que consten en dichos sistemas, así como las impresiones logradas con base en esa tecnología, debidamente certificadas por personal que para este efecto autorice la Institución de que se trate, tendrán en juicio el mismo valor probatorio que los libros, registros y documentos originales, conforme a lo previsto en el artículo 63 de la LFIF.
8.3.7.           Las Instituciones deberán contar con políticas internas que tengan por objeto establecer lineamientos y procedimientos relativos al manejo y, en su caso, destrucción de libros, registros, documentos y demás información relativa a su contabilidad, que hayan sido o vayan a ser objeto de microfilmación o grabación. Dichas políticas deberán ser aprobadas por el consejo de administración de las Instituciones.
       Adicionalmente, al elaborar los lineamientos y procedimientos a que se refiere la presente Disposición, las Instituciones deberán prever supuestos para:
I.     Garantizar el adecuado manejo y control de los documentos que contengan la información confidencial de los clientes, a fin de asegurar que exclusivamente accedan a ella las personas que por sus funciones deban conocerla, con independencia de que sea objeto o no de los procesos de microfilmación o grabación a que se refiere el presente Capítulo;
II.    Evitar proporcionar a terceras personas, información que las Instituciones obtengan con motivo de la celebración de operaciones con sus clientes, para la comercialización de productos o servicios por parte de dichas personas, salvo que cuenten con el consentimiento expreso de sus clientes;
III.    Implementar mecanismos que aseguren que la información pueda ser proporcionada en tiempo y forma a la Comisión y demás autoridades competentes, cuando así se lo soliciten, y
IV.   Obtener copias de toda aquella información que hubiere sido objeto de microfilmación o grabación en cualquiera de los sistemas o medios que al efecto utilicen, a fin de que pueda ser utilizada ante la eventual pérdida de los negativos originales de cámara o, en su caso, de la primera copia que se hubiere obtenido de los discos ópticos o magnéticos.
CUARTA.- Se adicionan los Anexos 8.3.2-a "Instructivo para la microfilmación y destrucción de documentos" y 8.3.2-b "Instructivo para la grabación y destrucción de documentos".
TRANSITORIA
ÚNICA.- La presente Circular Modificatoria entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación.
Lo anterior se hace de su conocimiento, con fundamento en los artículos 108, fracción IV, de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros, 68, fracción VI, de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, y de conformidad con el Acuerdo por el que la Junta de Gobierno de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas delega en el presidente la facultad de emitir las disposiciones necesarias para el ejercicio de las facultades que la ley le otorga a dicha Comisión y para el eficaz cumplimiento de la misma y de las reglas y reglamentos, emitido el 2 de diciembre de 1998 y publicado en el Diario Oficial de la Federación el 4 de enero de 1999.
Atentamente
Sufragio Efectivo. No Reelección.
México, D.F., 6 de diciembre de 2013.- El Presidente de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, Manuel S. Aguilera Verduzco.- Rúbrica.
ANEXO 8.3.2-a
INSTRUCTIVO PARA LA MICROFILMACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Las Instituciones realizarán la microfilmación de los libros, registros y documentos en general en los términos siguientes:
a) La película que se use para la reproducción de documentos deberá contar con base de seguridad (no inflamable), del tipo pancromático y de contraste especial; para la reproducción de imágenes elaboradas en
Sistemas de Microfilmación de Salida Directa de Computador (C.O.M.), se deberá usar película con base de seguridad contraste especial, del tipo sensible al color azul. En ambos casos, los negativos con que se sustituyan los libros y papeles relacionados con las operaciones de las Instituciones, deberán ser precisamente los "Negativos Originales de Cámara".
b) La microfilmación de documentos que contengan anotaciones en el reverso (como son las relacionadas con cambios en la titularidad del derecho que amparan), si no se hace con equipo que microfilme simultáneamente las dos caras del documento, el cual utiliza la mitad del rollo de la película para cada lado, deberá hacerse filmando toda la serie de documentos por el anverso y a continuación, en el mismo orden, por el reverso.
c) Todos los aspectos relacionados con los procesos de microfilmación y destrucción de documentos, deberán quedar a cargo y bajo la responsabilidad del o de los funcionarios que expresamente designe la Institución para cada oficina en que se realicen dichas labores, las cuales comprenden la preparación de los documentos por microfilmar y su control posterior hasta ser destruidos; controlar también la destrucción de libros y papeles que no hayan sido previamente microfilmados; vigilar que el equipo de microfilmación, impresión, el de lectura, el archivo de los rollos, se encuentren en condiciones de máxima eficiencia, controlar los rollos antes de usarse, durante el proceso de filmación, en su envío a revelado y en su recepción y revisión posterior.
Deberá cuidarse, asimismo, en relación con cada rollo de película que se microfilme, que el "negativo original de cámara" en ningún momento sea objeto de corte o adición alguna y que, tan pronto como sea expedida la certificación a que alude el inciso g), quede bajo la custodia del o los funcionarios que expresamente designe la Institución de que se trate, quienes serán responsables, a su vez, de que dicho ejemplar se conserve sin corte o adición alguno, en lugar debidamente controlado y acondicionado, de manera que se obtengan, por una parte, eficaz protección contra sustracciones, siniestros y destrucción por acción de los elementos naturales, y por otra, la fácil consulta de los rollos, a cuyo efecto éstos deberán clasificarse adecuadamente e integrarse en el archivo del índice correspondiente.
d) Al iniciar cada rollo deberá dejarse correr la película, sin filmar, un espacio de un metro aproximadamente, para la adecuada protección de las microfotografías que vayan a tomarse y el ensamble a la máquina lectora. A continuación, se filmarán en primer término y en tamaño que sea legible a simple vista, el nombre de la Institución y, en su caso, del área o dependencia de que se trate, la indicación de ser el principio, el número y demás referencias necesarias para la fácil identificación del rollo, así como el nombre del operador y del funcionario que verificó la preparación de los documentos que hayan de filmarse y el lugar y la fecha en que se empezó la filmación.
Independientemente de otras certificaciones que se hayan puesto en el curso de la filmación, al terminar cada rollo, se incluirá dentro de él la certificación que extienda el funcionario responsable respecto de los documentos microfilmados, su naturaleza, que previamente se comprobó la preparación de dichos documentos y que la microfilmación se realizó dentro de la rutina establecida sin que se apreciara anomalía alguna al respecto, salvo que se llegara a advertir en el proceso de la microfilmación que, entre otros, la máquina ha sufrido una avería que haga prever deficiencias, que hubieran faltado o sobrado documentos o que hubieren entrado al proceso de microfilmación doblados o adheridos unos a otros, en cuyo caso la certificación deberá precisar tales anomalías y las medidas que se hubieren tomado para subsanarlas.
Para estos efectos, todas las fallas que se aprecien en el curso de la microfilmación, deberán anotarse en el momento preciso en que se adviertan, en el mismo documento en que se hará constar la certificación o en documento especial que se filme inmediatamente antes de dicha certificación.
Deberá seguirse invariablemente la práctica de indicar con claridad en el rollo de que se trate, los lugares en que se inicie o termine la filmación de cada serie de documentos (es decir, todos los que deban quedar bajo una misma clasificación), mediante la anotación de las referencias necesarias que establezcan la naturaleza de su contenido y que se relacionen con las correspondientes del índice de referencia antes mencionado, precisando además, si los documentos fueron filmados por el anverso y por el reverso o sólo por un lado.
Siempre que la filmación de un rollo continúe en fecha distinta a la última consignada en el mismo rollo, o cambie el operador o el funcionario responsable de la microfilmación, deberá quedar anotado el hecho en la misma forma que al principio del rollo antes de proseguir la filmación.
e) Al terminarse la filmación correspondiente, deberá enviarse para su revelado a un establecimiento especializado que realice esa clase de trabajo, o bien, ser revelado con equipo y personal de la propia Institución, siempre que en uno u otro caso dicho revelado se realice mediante sistemas que garanticen un óptimo nivel de calidad y se preserve lo dispuesto en materia del secreto propio de las operaciones a que se refiere el artículo 46, fracción XV, en relación con el artículo 117 de la Ley de Instituciones de Crédito.
f) Los documentos y papeles originales que sean microfilmados, inclusive aquellos que de acuerdo con las reglas contenidas en el Capítulo 8.3. de las presentes Disposiciones a las que se anexa este instructivo puedan ser destruidos, se conservarán en el mismo orden en que fueron microfilmados, cuando menos durante los plazos legales de conservación.
g) Una vez revelados los rollos, se revisarán los "negativos originales de cámara" para comprobar que no hay imágenes reproducidas en forma defectuosa, por ejemplo, imágenes veladas o superpuestas, así como que no existen, entre otros, recortes, empalmes en la película. Si la revisión resulta satisfactoria, el funcionario responsable extenderá la certificación en ese sentido y conservará en su poder el original de la misma, entregando otro ejemplar al funcionario designado conforme al segundo párrafo del inciso c). En caso contrario, deberán anotarse en un documento especial todas las observaciones pertinentes que deriven de las fallas o anomalías encontradas en el curso de la revisión, entre las que deberá hacerse referencia a cada uno de los espacios en blanco que no hayan sido explicados en la certificación a que se refiere el inciso d). Dichas anotaciones constituirán el antecedente de la certificación que también debe extender el funcionario responsable, haciendo constar la existencia de tales anomalías, así como sus causas, y proporcionando las referencias necesarias para localizar e identificar con toda precisión tanto el hecho observado como, en su caso, su corrección.
En microfilmación, dado que el "negativo original de cámara" a que se refiere el segundo párrafo del inciso c), no puede ser objeto de corte o adición alguna, la microfilmación que se haga, en su caso, de la certificación a que alude el párrafo anterior, así como la que se realice para corregir las fallas determinadas después de revelado el rollo respectivo, no podrá agregarse a éste, sino que estarán contenidas en rollos especiales de "negativos originales de cámara", que deberán satisfacer los mismos requisitos señalados para los ordinarios y respecto de los cuales se establecerán las referencias necesarias para que puedan ser fácilmente relacionadas con el rollo de que se trate y se cuidará que las correcciones a las fallas observadas se microfilmen en el mismo orden en que estas últimas fueron consignadas en la certificación a que se refiere el párrafo anterior; en la inteligencia de que el "negativo original de cámara" que contenga las correcciones a que se alude, tampoco podrá ser objeto de cortes o adiciones posteriores que se consignen en otros rollos, ni en general, quedar sujeta a correcciones, por lo que de presentar fallas deberá repetirse su microfilmación.
h) Si por alguna causa llegare a romperse o deteriorarse un rollo de "negativo original de cámara" de los mencionados en el segundo párrafo del inciso c), deberá levantarse un acta que suscribirán el funcionario responsable y otra persona designada por la Institución, haciendo constar el motivo de la ruptura o deterioro, si se sustrajo o no parte de la película, así como si se conservan los documentos originales y si se cuenta con otros ejemplares de rollo con el mismo contenido.
De dicha acta se enviará de inmediato un ejemplar a la Comisión y no podrán hacerse empalmes o alteraciones algunas en el rollo hasta en tanto la propia Comisión resuelva la forma en que debe procederse en cada caso.
i) La destrucción de libros y documentos que las Instituciones realicen bajo su exclusiva responsabilidad, conforme a lo previsto en el Capítulo 8.3. de las de la Circular Única de Fianzas, deberá hacerse mediante su incineración o por cualquier otro procedimiento que asegure su destrucción total, levantando al efecto un acta, suscrita en todo caso por la persona que designe la Institución y el funcionario responsable a que se refiere el primer párrafo del inciso c) anterior, quien conservará un ejemplar en su poder y entregará otro al funcionario a que se refiere el segundo párrafo del propio inciso c). En dicha acta se hará constar la clase de libros y documentos que fueron incinerados o destruidos; en la inteligencia de que, cuando hayan sido previamente microfilmados, deberán consignarse en la misma los números y demás referencias que identifiquen los rollos en los que dichos libros o documentos fueron microfilmados.
j) Como medida de seguridad, un ejemplar del rollo de microfilm deberá conservarse por separado de aquel que se use para consulta permanente, observando las políticas adecuadas de custodia que garanticen que no será destruido, por causas naturales o dolosas.
k) Las Instituciones que utilicen procedimientos de microfilmación deberán establecer un sistema de control a través del cual puedan localizarse e identificarse con facilidad, en cualquier tiempo, los documentos microfilmados.
ANEXO 8.3.2-b
INSTRUCTIVO PARA LA GRABACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Las Instituciones realizarán grabación en discos ópticos de los libros, registros y documentos en general en los términos siguientes:
a) Los documentos grabados utilizando discos ópticos o medios magnéticos, deberán ser capturados
mediante un digitalizador de imágenes con una resolución mínima de 200 puntos por pulgada o usando la salida directa de computador hacia disco óptico o magnético COLD (Computer Output to Laser Disk).
Los discos ópticos o medios magnéticos que se usen en la grabación y reproducción de documentos, deberán impedir el borrado parcial o total de la información con base en la tecnología WORM (Write Once Read Many), que son inalterables una vez grabados y cuyos tamaños son de 3.5", 5.25", 12" o cualquier otro existente en el mercado.
b) La grabación de documentos en discos ópticos o medios magnéticos que contengan anotaciones en el reverso, deberán grabarse consecutivamente, haciendo referencia o anotando en el anverso que la información se complementa con la contenida en el reverso del mismo documento.
c) Todos los aspectos relacionados con los procesos de grabación en disco óptico o medios magnéticos y destrucción de documentos, deberán quedar a cargo y bajo la responsabilidad del o de los funcionarios que expresamente designe la Institución para cada oficina en que se realicen dichas labores, las cuales comprenden la preparación de los documentos por grabar y su control posterior hasta ser destruidos; controlar también la destrucción de libros y papeles que no hayan sido previamente grabados; vigilar que el equipo de grabación, impresión, el de lectura, el archivo de discos ópticos o medios magnéticos, se encuentren en condiciones de máxima eficiencia, controlar los discos antes de usarse, durante el proceso de grabación, en su envío a procesamiento y en su recepción y revisión posterior.
Los documentos deberán ser capturados sin edición alguna y en forma íntegra, deberá cuidarse, asimismo, en relación con cada disco óptico o medio magnético que se grabe, que en ningún momento sea objeto de corte o adición alguna y que, tan pronto como sea expedida la certificación a que alude el inciso d), quede bajo la custodia del o los funcionarios que expresamente designe la Institución de que se trate, quienes serán responsables, a su vez, de que dicho ejemplar se conserve sin corte o adición alguno, en lugar debidamente controlado y acondicionado, de manera que se obtengan, por una parte, eficaz protección contra sustracciones, siniestros y destrucción por acción de los elementos naturales, y por otra, la fácil consulta de los discos, a cuyo efecto éstos deberán clasificarse adecuadamente e integrarse en el archivo del índice correspondiente. Asimismo, deberán conservar la infraestructura tecnológica (software y hardware) que permita la consulta de dichos discos o medios.
d) Independientemente de otras certificaciones que se hayan puesto en el curso de la grabación, al terminar cada disco óptico o medio magnético, se incluirá dentro de él la certificación que extienda el funcionario responsable respecto de los documentos grabados, su naturaleza, que previamente se comprobó la preparación de dichos documentos y que la grabación se realizó dentro de la rutina establecida sin que se apreciara anomalía alguna al respecto, salvo que se llegara a advertir en el proceso de la grabación que la máquina ha sufrido una avería que haga prever deficiencias, que hubieren faltado o sobrado documentos o que hubieren entrado al proceso de grabación doblados o adheridos unos a otros, etc., en cuyo caso la certificación deberá precisar tales anomalías y las medidas que se hubieren tomado para subsanarlas.
Para estos efectos, todas las fallas que se aprecien en el curso de la grabación, deberán anotarse en el momento preciso en que se adviertan, en el mismo documento en que se hará constar la certificación o en documento especial que se grabe inmediatamente antes de dicha certificación.
En la misma forma, se anotarán los espacios en blanco que, en su caso, se vayan dejando y se explicará el motivo por el que se dejaron y la longitud del espacio destinado a los mismos.
Deberá seguirse invariablemente la práctica de indicar con claridad en el disco óptico o medio magnético de que se trate, los lugares en que se inicie o termine la grabación de cada serie de documentos (es decir, todos los que deban quedar bajo una misma clasificación), mediante la anotación de las referencias necesarias que establezcan la naturaleza de su contenido y que se relacionen con las correspondientes del índice de referencia antes mencionado, precisando además, si los documentos fueron grabados por el anverso y por el reverso o sólo por un lado.
Siempre que la grabación de un disco óptico o medio magnético continúe en fecha distinta a la última consignada en el mismo disco óptico o medio magnético o cambie el operador o el funcionario responsable de la grabación, deberá quedar anotado el hecho en la misma forma que al principio del disco óptico o medio magnético de que se trate, antes de proseguir la grabación.
Se grabará en primer término un documento que contenga la denominación de la Institución y/o, en su caso, del área o dependencia de que se trate y demás referencias para la fácil identificación del disco, así como el nombre del o los operadores y de los funcionarios autorizados que verifiquen la preparación de los documentos a grabar y las fechas de grabación.
e) Al terminarse la grabación correspondiente, deberá enviarse para su procesamiento a un establecimiento especializado que realice esa clase de trabajo, o bien, ser procesado con equipo y personal de la propia Institución, siempre que, en uno u otro caso, dicho procesado se realice mediante sistemas que garanticen un óptimo nivel de calidad y se preserve lo dispuesto en materia del secreto propio de las operaciones a que se refiere el artículo 46, fracción XV, en relación con el artículo 117 de la Ley de
Instituciones de Crédito.
f) Los documentos y papeles originales que sean grabados, inclusive aquellos que de acuerdo con las reglas contenidas en el Capítulo 8.3. de la Circular Única de Fianzas a las que se anexa este instructivo puedan ser destruidos, se conservarán en el mismo orden en que fueron grabados, cuando menos durante los plazos legales de conservación.
g) Una vez terminada la captura de documentos mediante un digitalizador o la salida directa del computador al disco óptico o medio magnético (COLD), se revisará para comprobar todos los puntos expresados y, en su caso, hacer las anotaciones necesarias, o la certificación antes mencionada.
h) Si por alguna causa llegare a romperse o deteriorarse un disco óptico o medio magnético de los mencionados en el segundo párrafo del inciso c), deberá levantarse un acta que suscribirán el funcionario responsable y otra persona designada por la Institución, haciendo constar el motivo de la ruptura o deterioro, si se sustrajo o no parte del disco óptico o medio magnético, así como si se conservan los documentos originales y si se cuenta con otros ejemplares de disco con el mismo contenido. De dicha acta se enviará de inmediato un ejemplar a la Comisión y no podrán hacerse empalmes o alteraciones algunas en el disco óptico o medio magnético hasta en tanto la propia Comisión resuelva la forma en que debe procederse en cada caso.
i) La destrucción de libros y documentos que las Instituciones realicen bajo su exclusiva responsabilidad, conforme a lo previsto en el Capítulo 8.3. de la Circular Única de Fianzas, deberá hacerse mediante su incineración o por cualquier otro procedimiento que asegure su destrucción total, levantando al efecto un acta, suscrita en todo caso por la persona que designe la Institución y el funcionario responsable a que se refiere el primer párrafo del inciso c) anterior, quien conservará un ejemplar en su poder y entregará otro al funcionario a que se refiere el segundo párrafo del propio inciso c). En dicha acta se hará constar la clase de libros y documentos que fueron incinerados o destruidos; en la inteligencia de que, cuando hayan sido previamente grabados, deberán consignarse en la misma los números y demás referencias que identifiquen los discos en los que dichos libros o documentos fueron grabados.
j) Como medida de seguridad, un ejemplar del disco óptico o medio magnético grabado deberá conservarse por separado de aquél que se use para consulta permanente, observando las políticas adecuadas de custodia que garanticen que el mismo no será destruido, por causas naturales o dolosas.
k) Las Instituciones que utilicen procedimientos de grabación deberán establecer un sistema de control a través del cual puedan localizarse e identificarse con facilidad, en cualquier tiempo, los documentos grabados en disco óptico o medio magnético.
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