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DOF: 03/03/2016
ACUERDO que tiene por objeto emitir las Disposiciones generales en las materias de archivos y transparencia para la Administración Pública Federal y su Anexo Único

ACUERDO que tiene por objeto emitir las Disposiciones generales en las materias de archivos y transparencia para la Administración Pública Federal y su Anexo Único.

Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de la Función Pública.- Archivo General de la Nación.

VIRGILIO ANDRADE MARTÍNEZ, Secretario de la Función Pública, y MARÍA DE LAS MERCEDES DE VEGA ARMIJO, Directora General del Archivo General de la Nación, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 37, fracciones VI, XXV y XXVI, de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, en relación con el Segundo Transitorio del Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 2 de enero de 2013; 41, 44, fracciones X, XIV, XVI y XXIII, de la Ley Federal de Archivos, así como 22, fracciones X y XVI, del Estatuto Orgánico del Archivo General de la Nación, y
CONSIDERANDO
Que la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en las fracciones I y V del apartado A de su artículo 6o., establece que toda la información en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo del Poder Ejecutivo Federal, incluyendo fideicomisos y fondos públicos, es pública y sólo podrá reservarse temporalmente por razones de interés público y seguridad nacional, debiendo documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones y preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados, encontrándose obligados además a publicar a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos y los indicadores que permitan rendir cuentas del cumplimiento de sus objetivos y de los resultados obtenidos;
Que el Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018, parte del diagnóstico que en la Administración Pública existen diversos factores que inciden negativamente en la rendición de cuentas y el combate a la corrupción, por lo que en su estrategia transversal "Gobierno Cercano y Moderno" señala que, para atender con oportunidad las demandas ciudadanas y resolver los principales problemas públicos, se deberá impulsar la transparencia y el acceso a la información pública, y fomentar la participación de los ciudadanos en las decisiones gubernamentales, constituyendo herramientas que permitan promover un gobierno eficiente, eficaz y que rinda cuentas a la población;
Que el Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018, establece en su estrategia transversal "Gobierno Cercano y Moderno", que es fundamental reconocer que la sociedad se constituye como el pilar en torno al cual deben diseñarse y ejecutarse políticas que permitan consolidar un gobierno moderno, cuyos programas se encuentren enmarcados en una administración pública orientada a resultados, que mejore su desempeño, que transparente el uso de los recursos públicos, que simplifique la normatividad y trámites gubernamentales, que contribuya a la reducción de riesgos o a la solución de problemas públicos, que rinda cuentas de manera clara y oportuna a la ciudadanía, y que utilice las nuevas tecnologías de la información y comunicaciones;
Que con el propósito de instrumentar el modelo de política en materia de transparencia y rendición de cuentas establecido en el Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018, se observó la necesidad de unificar y homologar criterios y procedimientos a fin de propiciar una adecuada administración de los archivos de modo que se fortaleciera la conservación del patrimonio documental de la Nación; de garantizar el acceso a la información pública, y de hacer de la información proactiva un elemento decisivo en la construcción de un diálogo más abierto y colaborativo entre la sociedad y el gobierno;
Que la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, en las fracciones VI, XXV y XXVI, de su artículo 37, atribuye facultades a la Secretaría de la Función Pública para organizar y coordinar el desarrollo administrativo integral en las dependencias y entidades, para lo cual podrá dictar las disposiciones administrativas que sean necesarias; formular y conducir la política general de la Administración Pública Federal para establecer acciones que propicien la transparencia en la gestión pública, la rendición de cuentas y el acceso por parte de los particulares a la información que aquélla genere, y promover las estrategias necesarias para establecer políticas de gobierno electrónico;
Que la Ley Federal de Archivos, en sus artículos 3, fracción I, 41 y 44, fracciones X, XIV, XVI y XXIII, establece que corresponde al Archivo General de la Nación la interpretación de esta ley Federal en el orden administrativo; que es el organismo rector de la archivística nacional y entidad central de consulta del Poder Ejecutivo Federal en la administración de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal, y que tendrá atribuciones para dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la conservación y custodia de los documentos históricos del Poder Ejecutivo Federal; establecer políticas para reunir, organizar y difundir el acervo documental gráfico, bibliográfico y hemerográfico necesario para apoyar el desarrollo archivístico y la investigación histórica nacional con base en las mejores prácticas internacionales adecuadas a la realidad nacional; vigilar y asegurar el cumplimiento de la ley Federal en materia de archivos y el de sus disposiciones reglamentarias, y dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la conservación y custodia de los documentos de archivo del Poder Ejecutivo Federal;
Que en términos del inciso i) del Considerando Sexto del Acuerdo publicado el 10 de agosto de 2010 en el Diario Oficial de la Federación, se estandarizaron bajo criterios de simplificación administrativa, disposiciones, políticas y procedimientos que se deben observar en la Administración Pública Federal en materia de transparencia y rendición de cuentas, cuyo propósito consistió en unificar y simplificar la política que facilitara a los ciudadanos el acceso a una información socialmente útil y focalizada;
Que bajo tal premisa, se compilaron y actualizaron en un solo instrumento jurídico, la normativa y el manual aplicable de manera general en las materias de transparencia, rendición de cuentas, y archivos, según el Acuerdo por el que se expiden las disposiciones generales para la transparencia y los archivos de la Administración Pública Federal y el manual administrativo de aplicación general en las materias de transparencia y de archivos, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 12 de julio de 2010 y sus reformas publicadas el 27 de julio de 2011 y 23 de noviembre de 2012;
Que el 13 de mayo de 2014 se publicó en el Diario Oficial de la Federación el Reglamento de la Ley Federal de Archivos, el cual establece, entre otras cosas, la integración del Sistema Institucional de Archivos y que el 3 de julio de 2015, se difundieron en el mismo medio oficial, los Lineamientos para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos y los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal, los cuales promueven, por un lado, el uso de métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos apoyándose en el uso de las tecnologías de la información y comunicaciones para mejorar la administración de archivos y, por el otro, medidas que aseguren la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo en posesión de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal, respectivamente;
Que el 7 de febrero de 2014 se publicó en el Diario Oficial de la Federación el Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en materia de transparencia, en el cual se estableció la facultad del Congreso de la Unión para expedir diversos ordenamientos legales Generales y Federales en materia de archivos y transparencia, siendo el caso que el 4 de mayo de 2015, se publicó en el Diario Oficial de la Federación, la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y
Que en virtud de lo anterior, y hasta en tanto el Congreso de la Unión expida la legislación prevista en el Decreto referido en el considerando que antecede, en materia de archivos y transparencia, es necesario ajustar algunas disposiciones, criterios o procedimientos de aplicación general para las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, en beneficio de la eficiencia y eficacia del servicio público; por lo que he tenido a bien expedir el siguiente
ACUERDO QUE TIENE POR OBJETO EMITIR LAS DISPOSICIONES GENERALES EN LAS MATERIAS
DE ARCHIVOS Y TRANSPARENCIA PARA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL Y SU ANEXO
ÚNICO
Título Primero
De las Disposiciones Generales
Capítulo I
Del Ámbito de Aplicación y Definiciones
1.     Las presentes disposiciones generales y su anexo único, tienen por objeto establecer las políticas, disposiciones, acciones y procedimientos administrativos en las materias de archivos y transparencia que se deberán observar en el Gobierno Federal.
       El lenguaje empleado en este instrumento no pretende generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas a un género u otro representan tanto al masculino como al femenino, abarcando ambos sexos.
       Las presentes disposiciones generales y su anexo único podrán servir de marco de referencia y de buenas prácticas, para los sujetos obligados de la Ley Federal de Archivos distintos al Poder Ejecutivo Federal.
 
2.     Para los efectos de las presentes disposiciones generales, sin perjuicio de que se mencionen en plural o singular, se entenderá por:
I.     Definiciones:
       Acta de baja documental: Documento oficial que certifica que prescribieron los valores administrativos, legales, fiscales o contables de la documentación generada por una dependencia o entidad y que permite la acción de ejecutar la destrucción de documentos de archivo por no contener valores históricos.
       Acta de transferencia secundaria: Documento oficial que certifica que la documentación generada por una dependencia o entidad posee valores evidenciales, testimoniales e informativos con el objeto de ser transferidos a un archivo histórico.
       Anexo único: Manual en las materias de archivos y transparencia para la Administración Pública Federal.
       Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de las actividades de las dependencias y entidades.
       Archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica y que permanecen en ésta hasta su destino final.
       Archivo histórico: Fuente de acceso público y unidad responsable de administrar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales facticias con valor permanente y de relevancia para la memoria nacional.
       Área coordinadora de archivos: Componente normativo del sistema institucional de archivos creado para desarrollar criterios en materia de organización, administración y conservación de archivos; elaborar en coordinación con las unidades administrativas los instrumentos de control archivístico; coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación; establecer un programa de capacitación y asesoría archivísticos; coadyuvar con el Comité en materia de archivos, y coordinar con la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones la formalización informática de las actividades antes señaladas para la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los archivos.
       Audiencias estratégicas: Organizaciones de la sociedad civil, colegios de profesionistas, cámaras empresariales, organismos gremiales y otros actores clave de la sociedad, de la academia o del sector privado cuya relevancia en la vida pública nacional pueda facilitar la difusión y asimilación de la información socialmente útil. Los líderes de opinión o expertos en temas de interés público, así como los particulares podrán considerarse audiencia estratégica, por su relevancia en la vida pública nacional.
       Baja documental: Eliminación de aquella documentación que ha prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.
       Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.
       Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad.
       Comité: Instancia de carácter colegiado encargada de instituir, coordinar y supervisar, en términos de las disposiciones aplicables, las acciones y los procedimientos para asegurar la mayor eficacia en la gestión de las solicitudes en materia de acceso a la información.
       Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas preventivas o correctivas destinados a garantizar la integridad física de los documentos de archivo sin alterar la información contenida en los mismos.
       Consulta: Acceso a los documentos de archivo por parte de los usuarios conforme a las normas y políticas establecidas para ello.
       Correspondencia: Comunicaciones oficiales sustentadas en documentos que fluyen de un destino a otro.
 
       Dependencias: Secretarías de Estado y sus órganos administrativos desconcentrados, Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal, Oficina de la Presidencia de la República, Órganos Reguladores Coordinados en materia energética, y Procuraduría General de la República.
       Destino final: Selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.
       Dictamen de destino final: Documento oficial mediante el cual se da a conocer el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones.
       Digitalización: Técnica que permite la migración de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes en papel, video, casetes, cinta, película, microfilm u otros) a una que sólo puede leerse o interpretarse con una infraestructura informática.
       Documento: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de una actividad o función por dependencias o entidades, o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera).
       Documento de archivo electrónico: El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de la dependencia o entidad, que requiere de un dispositivo electrónico para su registro, almacenamiento, acceso, lectura, transmisión, respaldo y preservación.
       Documentación de comprobación administrativa inmediata: Aquélla creada o producida por una dependencia o entidad o individuo en forma natural en función de una actividad administrativa. Es identificada como comprobante de la realización de un acto administrativo inmediato, tales como: vales de servicio de fotocopiado, minutarios en copias, registros de visitantes, facturas de correspondencia, tarjetas de asistencia, etcétera. Su vigencia documental es inmediata o no deberá exceder el año de guarda en el archivo de trámite, por lo que no se deberá transferir al archivo de concentración y su baja deberá darse de manera inmediata al término de su vigencia.
       Documento contable: Documentos originales que generan y amparan registros en la contabilidad de las dependencias o entidades y demuestran que recibieron o proporcionaron, en su caso, los bienes y servicios que generaron obligaciones o derechos; recibieron o integraron dinero en efectivo o títulos de crédito o sufrieron transformaciones internas o eventos económicos que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes.
       Ejercicio de participación ciudadana: Proceso de integración de actores estratégicos del sector privado y/o de la sociedad civil, en la formulación de mejoras en las políticas públicas a partir de los criterios y/o lineamientos que para tal efecto, determine la UPTCI.
       Entidades: Organismos públicos descentralizados, empresas de participación estatal mayoritaria, y los fideicomisos públicos que en términos de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales sean considerados entidades de la Administración Pública Federal Paraestatal. Las Empresas Productivas del Estado podrán considerarse entidades en los casos en que no se contravenga el régimen especial y las facultades que les otorgan sus leyes específicas.
       Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados lógica y cronológicamente, y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite.
       Firma Electrónica Avanzada: Conjunto de datos y caracteres que permiten la identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa.
       Fondo documental: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por la dependencia o entidad, que se identifica con el nombre de éstas.
       Formatos abiertos: Conjunto de características técnicas y de presentación de la información que corresponden a la estructura lógica usada para almacenar datos de forma integral y facilitan su procesamiento digital, cuyas especificaciones están disponibles públicamente y que permiten el acceso sin restricción de uso por parte de los usuarios.
       Franqueo: Actividad realizada para registrar el importe de cualquier envío y para imprimirlos en los sobres enviados a través del Servicio Postal Mexicano.
 
       Gestión documental: Tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso y consulta, conservación, valoración y disposición documental.
       Glosa: Ordenar, previa verificación, los documentos que forman un expediente de forma lógica y cronológica.
       Grupos de apoyo: Equipo de servidores públicos adscritos a las unidades administrativas de las dependencias y entidades, aprobado por su Comité para que coadyuven con este último y/o con la Unidad en la realización de actividades asignadas específicamente, así como aquellos que la Unidad de las coordinadoras de sector promuevan integrar con servidores públicos de la propia dependencia o de otros actores del sector público, privado, académico y/o social para fines específicos.
       Guía: Formato que la empresa de mensajería proporciona para realizar los envíos de correspondencia.
       Información proactiva: Información que bajo criterios de accesibilidad, confiabilidad, verificabilidad, veracidad, oportunidad, comprensibilidad y actualidad es difundida por las dependencias y entidades, sin que necesariamente medie una solicitud de acceso a la información o se encuentre contenida dentro de la normatividad aplicable como obligación de oficio.
       Información socialmente útil: Información proactiva con propósitos específicos, que propicia la generación de conocimiento público y contribuye a mejorar la toma de decisiones de los ciudadanos y de las autoridades.
       Instrumento de consulta: Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos, tales como, guía general, inventario o catálogo.
       Integridad: Atributo de un documento de archivo que garantiza que la información contenida en él no ha sufrido alteraciones y que es exacta y veraz.
       Metadato: Conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivo y su administración a través del tiempo, y que sirven para identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de su acceso.
       Muestreo: Operaciones por las que, en el curso de una selección y en vista de su conservación, se retienen algunos documentos siguiendo criterios determinados a fin de inferir el valor de una o varias características del conjunto, y que pueden ser de los tipos de muestreo siguientes:
a)    Selectivo o cualitativo: Aquel que trata de conservar los documentos más importantes o significativos;
b)    Sistemático: Aquel que precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina periódicamente, conservando un año, un mes, o bien los expedientes, ordenados alfabéticamente, correspondientes a una letra o conserva numéricamente un expediente de cada serie eliminada, y
c)    Aleatorio: Aquel que toma las muestras al azar, cualquiera de los elementos pueden ser igualmente representativos.
       Organización: Conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la clasificación, ordenación y descripción de las distintas agrupaciones documentales con el propósito de agrupar, consultar y recuperar, eficaz y oportunamente la información (identificación, clasificación, ordenación y descripción). Las operaciones intelectuales consisten en identificar y analizar los tipos de documentos, su procedencia, origen funcional y contenido, en tanto que las operaciones mecánicas son aquellas actividades que se desarrollan para la ubicación física de los expedientes.
       Periodo de reserva: Plazo que se determina para negar el acceso a un documento o a alguna de sus partes, por ubicarse en los supuestos previstos en la normatividad aplicable en la materia.
 
       Procedimiento: Sucesión cronológica de actos concatenados entre sí, que se constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas de los servidores públicos, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo.
       Producción: Proceso a través del cual se lleva a cabo la recepción, distribución y trámite de los documentos de archivo.
       Recurso de revisión: Medio de impugnación previsto en la legislación aplicable en materia de transparencia.
       Registro Central: Sistema de control que comprende las actividades encaminadas a custodiar y proteger el acervo histórico, con el objeto de registrar información útil para los usuarios.
       Resolución: Determinación que emite el Comité o el INAI en ejercicio de sus funciones.
       Responsable del archivo de concentración: Servidor público nombrado por el titular de la dependencia o entidad, con conocimientos y experiencia en archivística, encargado del acervo documental semiactivo.
       Responsable del archivo de trámite: Servidor público nombrado por el titular de cada unidad administrativa, quien definirá su nivel jerárquico, encargado del acervo documental en la unidad administrativa de su adscripción.
       Responsable del archivo histórico: Servidor público nombrado por el titular de la dependencia o entidad, con conocimientos y experiencia en archivística, encargado del acervo documental con valores secundarios.
       Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
       Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.
       Servidores públicos: Toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en una dependencia o entidad, incluidas las que manejen o apliquen recursos públicos federales.
       Sesión: Reunión del Comité para deliberar y decidir sobre los asuntos de su competencia.
       Sistema de control de gestión interna: Aplicación informática establecida en una dependencia o entidad, para el turno, gestión y respuesta de solicitudes.
       Sistema de índices de expedientes reservados: Aplicación informática establecida por el INAI para que las dependencias y entidades realicen el registro, notificación y actualización de sus índices de expedientes reservados.
       Solicitante: Persona física o moral, nacional o extranjera, que presente una solicitud de acceso.
       Solicitud de acceso a la información: Escrito libre, en formato impreso o electrónico, que los solicitantes utilizan para presentar un requerimiento de información.
       Soporte: Material físico en el que se registra la información, tales como papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas y fotografías.
       Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
       Titular de la unidad administrativa: Servidor público responsable de la unidad administrativa.
       Titular de la Unidad: Servidor público responsable de la Unidad.
       Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).
       Transparencia focalizada: Conjunto de acciones gubernamentales orientadas a identificar o generar, procesar, sistematizar, publicar y difundir información socialmente útil.
 
       Unidad: Instancia de carácter colegiado encargada de recabar y difundir la información de las obligaciones en materia de transparencia y de propiciar que la misma se actualice periódicamente, conforme a la normatividad aplicable.
       Unidad administrativa: Área a la que se confieren atribuciones específicas en el reglamento interior, estatuto orgánico o disposición equivalente dentro de las dependencias y entidades.
       Unidad de correspondencia: Área encargada de brindar los servicios centralizados de recepción y despacho de la correspondencia oficial dentro de las dependencias o entidades, conocidas genéricamente como oficialía de partes o ventanilla única.
       Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios).
       Valoración documental: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.
       Versión pública: Documento que se obtiene después de haber protegido o eliminado las partes o secciones clasificadas como información reservada o confidencial.
       Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
II.     Siglas y acrónimos:
       AGN: Archivo General de la Nación.
       AEIDA: Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de la Administración Pública Federal.
       CONALITEG: Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos.
       CA: Coordinador de archivo, responsable del área coordinadora de archivo.
       DGATAPF: Disposiciones generales en las materias de archivos y transparencia para la Administración Pública Federal.
       INAI: Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales.
       LFA: Ley Federal de Archivos.
       LFTAIPG: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
       LGBN: Ley General de Bienes Nacionales.
       LGOCAPEF: Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del Poder Ejecutivo Federal.
       MAAGRMSG: Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales.
       OIC: Órgano interno de control en la dependencia o entidad.
       RAC: Responsable del archivo de concentración.
       RAT: Responsable del archivo de trámite.
       RAH: Responsable del archivo histórico.
       RLFA: Reglamento de la Ley Federal de Archivos.
       RLFTAIPG: Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
       SPD: Servidor Público Designado. Son los servidores públicos designados por el titular de la unidad administrativa a la que se encuentren adscritos y que tienen bajo su responsabilidad las obligaciones referidas en este manual.
 
       SPH: Servidor Público Habilitado. Son los servidores públicos designados por el titular de la Unidad para recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información, en unidades administrativas distintas a la Unidad de la dependencia o entidad.
       TIC: Tecnologías de la información y comunicaciones.
       UARRM: Unidad administrativa responsable de los recursos materiales.
       UCG: Unidad de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
       UPTCI: Unidad de Políticas de Transparencia y Cooperación Internacional de la Secretaría de la Función Pública.
Capítulo II
De los Responsables de su Aplicación
3.     Corresponderá a los titulares de las dependencias y entidades, conforme al ámbito de sus respectivas atribuciones, proveer las acciones necesarias para que se cumplan las políticas, disposiciones, acciones y procedimientos administrativos en las materias de archivos, transparencia y, rendición de cuentas en los términos del presente Acuerdo y su anexo único.
4.     Los titulares de las dependencias y entidades, en el ámbito de sus respectivas atribuciones, se asegurarán de:
I.     Abstenerse de emitir o de dejar sin efecto, disposiciones, acuerdos, normas, lineamientos, oficios circulares y procedimientos, de carácter interno, que no deriven de facultades expresamente previstas en leyes o reglamentos, relacionadas con las materias objeto de las presentes disposiciones generales y su anexo único, y
II.     Propiciar y verificar que se cumplan las disposiciones que emita el AGN a fin de garantizar la gestión documental, así como las determinaciones y resoluciones del INAI en materia el acceso a la información y de protección de datos.
5.     La aplicación de las políticas, disposiciones, acciones, y procedimientos administrativos contenidos en las presentes disposiciones generales y su anexo único, corresponde a los servidores públicos, conforme a las atribuciones o funciones que les confieren las disposiciones jurídicas aplicables.
6.     Las disposiciones generales en las materias de archivos y de transparencia y su anexo único, podrán revisarse por el AGN y por la Unidad de Políticas de Transparencia y Cooperación Internacional de la Secretaría de la Función Pública para efecto de su actualización, en ámbito de sus respectivas atribuciones.
7.     Las dependencias y entidades, conforme a los criterios que emita el AGN y a su disponibilidad presupuestaria, capacitarán en materia de administración y gestión documental a los servidores públicos que sean responsables de las áreas de coordinación de archivo, de los archivos de concentración, histórico, y de trámite, así como al personal que integre las unidades de correspondencia y de las áreas de tecnologías de la información y comunicaciones, a efecto de que cuenten con los conocimientos, habilidades, destrezas y aptitudes requeridos en las presentes disposiciones generales.
Título Segundo
De la Administración de Archivos y Gestión Documental
Capítulo I
De la Administración de la Correspondencia y los Archivos
8.     En términos de la Ley Federal de Archivos, su Reglamento, los LGOCAPEF y los Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos, las dependencias y entidades deberán observar lo siguiente:
I.     Los sistemas institucionales de archivos contarán con una estructura organizacional operativa tanto para la coordinación de archivos como área normativa, como para los archivos de trámite, concentración y en su caso, histórico.
II.     El coordinador de archivos deberá:
a)    Elaborar y establecer criterios específicos en materia de administración de archivos y gestión documental;
 
b)    Elaborar, de manera conjunta con los responsables de los archivos de trámite, de concentración y en su caso, histórico, el Cuadro general de clasificación archivística, el Catálogo de disposición documental y el Inventario general;
c)    Establecer un programa de capacitación y asesoría archivística;
d)    Elaborar el Plan anual de desarrollo archivístico en el que debe quedar incluido el programa de capacitación en materia de archivos;
e)    Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y las disposiciones establecidas por el AGN, y
f)     Coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia o entidad de que se trate, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos;
III.    Realizar, a través del responsable de la coordinación de archivos y de sus unidades administrativas y, en su caso, con el apoyo del AGN, las acciones necesarias para la administración de archivos y gestión documental, a fin de garantizar la organización, disponibilidad, localización, integridad y conservación de los archivos.
9.     Corresponderá a las dependencias y entidades, además de elaborar los instrumentos de control archivístico, establecer los métodos y mecanismos necesarios para regular y controlar la producción, organización, acceso y consulta, valoración y destino final, para lo cual observarán lo siguiente:
I.     Identificar plenamente la documentación para su destino final de acuerdo con el Catálogo de disposición documental vigente, en apego al artículo 6, fracción XVIII de La Ley General de Bienes Nacionales y la normatividad aplicable para realizar la desincorporación de los mismos.
II.     Integrar sus expedientes de baja documental y transferencia secundaria, conforme a lo siguiente:
a)    Para el expediente de baja documental: acuse de la solicitud de dictamen de destino final enviada al AGN, declaratoria de prevaloración, ficha técnica de prevaloración e inventario de baja, oficio de respuesta emitido por el AGN, dictamen de destino final, acta de baja documental y acta circunstanciada.
       En caso de documentación contable original gubernamental además debe incluir: oficio de autorización de la baja de archivo contable original gubernamental y cédula de control de baja de archivo contable original gubernamental, y
b)    Para el expediente de transferencia secundaria: acuse del oficio de solicitud de dictamen de destino final, oficio de respuesta a la solicitud de dictamen de destino final, dictamen de destino final, acta de transferencia secundaria, inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración;
III.    La documentación contable identificada con probable valor histórico, de acuerdo con la Norma de Archivo Contable Gubernamental, será objeto de transferencia secundaria en apego a los criterios técnicos archivísticos emitidos por el AGN.
10.   Corresponderá a las dependencias y entidades determinar las áreas administrativas encargadas de recibir y entregar correspondencia oficial, controlar y despachar la correspondencia de entrada y salida adoptando medidas y mecanismos eficientes para el almacenamiento, protección y salvaguarda de la documentación que se genere, debiendo observar lo siguiente:
I.     Implementar un sistema que permita la eficiente y oportuna administración de la correspondencia, para que la recepción, registro, control, seguimiento y despacho de documentación y de paquetería oficial interna y externa, se realice con la formalidad y oportunidad que permita salvaguardar su atención;
II.     Para la recepción de documentos o paquetería, el sistema manual o informático deberá asignar:
a)    Folios consecutivos;
b)    Fecha y hora de recepción;
c)    Destinatario;
d)    Remitente;
e)    Tipo de documento;
f)     Número de documento;
 
g)    Descripción breve del asunto;
h)    Observaciones;
i)     Anexos, y
j)     Los demás que se estimen pertinentes en atención a la naturaleza de las funciones y atribuciones de la dependencia o entidad o que sean necesarios por disposición legal, reglamentaria o administrativa;
III.    Para el caso de envíos de correspondencia, documentos o paquetería, el sistema deberá permitir el registro de:
a)    Área o unidad administrativa que solicita o realiza el envío;
b)    Tipo de documento, paquete o correspondencia;
c)    Número del documento;
d)    Fecha del documento;
e)    Nivel de importancia;
f)     Número de guía que ampara el envío;
g)    Modalidad de entrega, y
h)    Aquellos que se estimen indispensables para el adecuado control y seguimiento de la correspondencia oficial;
IV.   En la recepción física de la correspondencia, mensajería o paquetería, el área administrativa encargada de recibir y entregar la correspondencia oficial, identificará el acuse de recibo correspondiente, el cual contendrá:
a)    Sello;
b)    Fecha;
c)    Hora de la recepción;
d)    Nombre y firma del servidor público habilitado para recibir;
e)    Número de fojas que integran el documento, y
f)     La descripción de las copias, fotos, discos u otros elementos análogos que se anexen al escrito u oficio principal, o en su caso, la leyenda "sin anexos";
V.    En la recepción física de la correspondencia, mensajería o paquetería, el área administrativa encargada de recibir y entregar la correspondencia oficial deberá:
a)    Abstenerse de recibir documentos de carácter judicial o administrativo que prevean un plazo legal o un mandato de autoridad que implique una obligación a cargo de las áreas de la dependencia o entidad, los cuales deberán ser entregados directamente en las áreas o unidades administrativas encargadas de su tramitación;
b)    Abstenerse de recibir documentos de carácter eminentemente personal, tales como: estados de cuenta bancarios, recibos de cobro de derechos, impuestos y otros, así como notificaciones judiciales, boletaje de transportación terrestre o aéreo, publicidad y análogos a los señalados, y
c)    Abstenerse de recibir animales, fluidos o tejido orgánico, alimentos, dinero, valores, documentos contables o negociables, objetos frágiles o valiosos, sustancias o residuos peligrosos; armas de cualquier tipo, artículos perecederos o de fácil descomposición, entre otros;
VI.   Cuando se trate de mensajería con la leyenda de clasificado, reservado o confidencial, o de sobres cerrados, sólo serán recibidos por el área encargada de recibir y entregar la correspondencia oficial siempre que puedan capturarse en el sistema manual o informático los datos mínimos de identificación; en caso contrario se remitirá al destinatario, sin necesidad de ulterior trámite;
VII.   El responsable de la administración de la correspondencia oficial propondrá, con base en las características de la dependencia o entidad y de sus unidades administrativas, la ubicación y los horarios de atención para la recepción y envío de la correspondencia, los cuales serán autorizados, previa opinión de la unidad o área jurídica, por el oficial mayor u homólogo, quien
se encargará de instruir su difusión en los portales de internet de la dependencia o entidad y mediante cartelones, distintivos o señalamientos ubicados en los lugares de acceso al área donde se localice la recepción de correspondencia;
VIII.  Tratándose de documentos y asuntos de carácter judicial o administrativo que prevean plazos legales o mandatos de autoridad que impliquen una obligación a cargo de las áreas o unidades de las dependencias y entidades, serán entregados y recibidos en los horarios que determinen las áreas competentes;
IX.   En materia de documentos o paquetería oficial, el área administrativa encargada de recibir y entregar la correspondencia oficial, asignará niveles de importancia, conforme las instrucciones del área o unidad solicitante del envío y tomará en cuenta los tiempos de distribución de la correspondencia recibida, así como los horarios de recepción para envíos locales y foráneos a través de los servicios de mensajería y paquetería;
X.    Para el caso de envíos de mensajería y paquetería, nacional e internacional, el área o unidad administrativa solicitante deberá atender las restricciones de seguridad establecidas por las empresas prestadoras del servicio e invariablemente deberán proporcionar:
a)    Nombre completo del servidor público, cargo y unidad administrativa remitente;
b)    Nombre completo de la persona, cargo, área o unidad administrativa y dependencia, organismo o entidad destinataria;
c)    Domicilio del destinatario y remitente que incluyan calle, número exterior en su caso interior, oficina, piso, colonia, código postal, delegación o municipio, estado y país;
d)    Identificación de la correspondencia que refleje su relevancia para manejo, trámite y envío, mediante leyendas tales como: "relevante", "confidencial" o "urgente";
e)    Solicitud y guía respectiva, en caso de contar con el servicio contratado de mensajería, y
f)     Otros requisitos que resulten indispensables para el envío de la correspondencia al interior o exterior del país;
XI.   En caso de pérdida, destrucción, sustracción o daño de la correspondencia oficial, el área encargada de su administración procederá a comunicarlo al titular del área de su adscripción, quien a su vez informará por escrito al remitente y al destinatario para adoptar las medidas que resulten necesarias y obtener su reposición y, en caso de advertir negligencia o actos ilícitos, procederá a dar vista de los hechos a la autoridad competente.
11.   Como parte del sistema institucional de archivos, todo documento generado en el ejercicio de las funciones de los servidores públicos deberá:
I.     Ser tratado conforme a los principios y procesos archivísticos, independientemente del soporte en que se encuentren;
II.     Integrarse a expedientes con base en la lógica administrativa en la que se genera un asunto, en forma cronológica para dar la trazabilidad al trámite que se originó, y
III.    Los expedientes en soporte papel que por su tamaño lo requieran, deben ser integrados en legajos para facilitar su manipulación, consulta y así evitar pérdida o sustracción de la información.
12.   La documentación de comprobación administrativa inmediata debe ser identificada y registrada en un listado general que detalle los tipos documentales, así como su vigencia, el cual debe ser incorporado al Catálogo de disposición documental vigente, debiéndose observar asimismo lo siguiente:
I.     La documentación de comprobación administrativa inmediata podrá ser eliminada con base en el listado general de los documentos de comprobación administrativa inmediata que genera la dependencia o entidad de acuerdo con el artículo 6, fracción XVIII de la Ley General de Bienes Nacionales y la normatividad aplicable para realizar la desincorporación de los mismos;
II.     La eliminación de la documentación de comprobación administrativa inmediata no requiere del dictamen de destino final emitido por el AGN, y
III.    La vigencia de la documentación de comprobación administrativa inmediata no excederá de un año y no deberá transferirse al archivo de concentración.
 
13.   Para consulta y préstamo de los expedientes, las dependencias y entidades deberán observar lo siguiente:
I.     El titular de la unidad administrativa designará a los servidores públicos autorizados para solicitar el préstamo y consulta de expedientes de archivo;
II.     Cuando los expedientes de la documentación en trámite se encuentren ubicados en las unidades administrativas bajo custodia del servidor público que genera la documentación, será suficiente que los responsables de los archivos de trámite lleven un control de los expediente mediante inventarios documentales que permitan conocer la ubicación de los mismos y del servidor público que los tiene bajo su cuidado;
III.    Cuando los expedientes en los archivos de trámite o de concentración contengan información clasificada en los términos de las disposiciones legales aplicables, los responsables de esos archivos deberán verificar que los servidores públicos se encuentren acreditados previamente para préstamo y consulta, y
IV.   Corresponderá al responsable de los archivos de trámite y concentración asegurarse de que se cuenten con los registros de firmas actualizados de aquellos servidores públicos designados para recibir un préstamo y consultar los expedientes señalados en las fracciones I y III del presente numeral.
14.   Las dependencias y entidades establecerán mecanismos que garanticen que los servidores públicos que causen baja o se separen de su empleo, cargo o comisión, devuelvan los expedientes que hayan solicitado al archivo de trámite, de concentración, o en su caso, al histórico, mediante la liberación de no existencia de préstamos en los archivos de la unidad administrativa; al efecto, las áreas competentes instrumentarán los procedimientos para observar esta disposición.
15.   Las dependencias y entidades garantizarán la identificación, registro, administración y acceso a los documentos de archivo, apoyándose en el uso de TIC, considerando al efecto lo previsto en la Ley Federal de Archivos, su Reglamento y los Lineamientos para la Creación y Uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos.
Capítulo II
De los Documentos de Archivo Electrónicos
16.   Además de lo previsto en las disposiciones aplicables, las dependencias y entidades tomarán en cuenta los siguientes aspectos para la administración de documentos de archivo electrónicos:
I.     Establecer en el Plan anual de desarrollo archivístico, las acciones que garanticen los siguientes procesos en la gestión documental electrónica:
a)    Incorporación;
b)    Registro;
c)    Clasificación;
d)    Asignación de acceso y seguridad;
e)    Valoración documental;
f)     Almacenamiento;
g)    Uso y trazabilidad, y
h)    Destino final;
II.     Para garantizar el uso y conservación de los documentos de archivo electrónicos, la estrategia de conservación a largo plazo debe contemplar al menos que la información sea:
a)    Legible en el futuro: La información electrónica, al ser una secuencia de bits, deberá ser accesible en los sistemas informáticos, al menos, en los que se creó, se almacena, se accede a ella, o en los que se utilizarán para su almacenamiento futuro;
b)    Entendible: Las instrucciones para su comprensión deberán conservarse así como cualquier tipo de documentación que ayude a la computadora a comprender las secuencias de bits, por ejemplo, los metadatos incluidos o vinculados a un documento redactado por un procesador de textos;
 
c)    Identificable: Los documentos deben contar con los metadatos que les den una calidad de único con base en lo establecido en los Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos, los LGOCAPEF y demás disposiciones aplicables;
d)    Recuperable: La recuperación de los documentos depende del software debido a que a través de éste logra la vinculación de la estructura lógica de los objetos de información con su ubicación física en un depósito;
e)    Comprensible: La información para que sea comprensible, no basta sólo que se conserve su contenido, sino que es necesario conservar sus contextos de creación y uso, es decir, sus metadatos, que son los que añaden significado al contenido informativo, y
f)     Auténtica: La información auténtica es aquella fiable debido a que a lo largo del tiempo no ha sido alterada, por lo que para conseguir esta autenticidad, se debe garantizar:
i.      Transferencia y custodia: La estrategia de conservación de la información debe contar con mecanismos de transferencia fiables que aseguren que se mantendrá inalterada aquella que llegue del entorno de producción;
ii.     Entorno de almacenamiento: El entorno de almacenamiento debe ser estable y no hostil para los soportes de conservación de la información, y
iii.    Acceso y protección: La información debe contar con restricciones de acceso bien definidas, así como con medios para protegerla de toda alteración accidental o de mala fe. Algunas de estas protecciones son tecnológicas, como son soportes magnéticos y ópticos no reescribibles o regrabables, arquitecturas cliente-servidor seguras de sólo lectura, algoritmos de compresión que funcionan como huellas digitales, entre otras.
17.   Para el control, conservación y disposición de archivos electrónicos se podrá atender a lo establecido en los Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos.
       Cuando no exista un sistema automatizado para la gestión de documentos, se establecerán las bases de datos que permitan el control de los documentos con los metadatos establecidos.
18.   Para emprender proyectos de digitalización de documentos, las dependencias y entidades deberán observar lo siguiente:
I.     El proyecto de digitalización se contemplará en el Plan anual de desarrollo archivístico en el que deberá quedar establecida la finalidad de la digitalización dependiendo del ciclo vital de la documentación objeto de dicho procedimiento;
II.     Todos los grupos documentales sujetos a digitalizar deben estar organizados (identificados, clasificados, ordenados y descritos) con base en el Cuadro general de clasificación archivística y haber sido valorados conforme al Catálogo de disposición documental;
III.    Realizar una planificación detallada para la viabilidad del proyecto de digitalización que considere:
a)    Un riguroso análisis legal, de costo-beneficio y de tiempo, e
b)    Indicar claramente los beneficios esperados frente al costo de la inversión a realizar; además de los recursos de presupuesto necesarios para adelantar los proyectos respectivos, tanto en materia de organización de los documentos como en los procesos tecnológicos inherentes a la captura de las imágenes, tales como la descripción de los documentos, la construcción de los índices y el control técnico de calidad, y las actividades que pueden demandar recursos considerables del presupuesto asignado al proceso de digitalización;
IV.   La planificación deberá expresarse en un plan de digitalización de documentos de archivo que contemple al menos los siguientes aspectos:
a)    Descripción de las necesidades de los usuarios;
b)    Justificación;
c)    Viabilidad técnica y económica;
d)    Beneficios esperados;
 
e)    Objetivos generales y específicos;
f)     Alcance;
g)    Plan de trabajo;
h)    Análisis y selección de los grupos documentales a digitalizar;
i)     Descripción de las fases del proceso de digitalización;
j)     Gestión de riesgos;
k)    Adopción de estándares de preservación a largo plazo, y
l)     Políticas de seguridad de la información;
V.    Los documentos digitalizados deberán administrarse con un sistema automatizado de gestión de documentos que permita registrar, resguardar y controlar los documentos de archivo electrónicos, vinculándolos con los de soporte papel;
VI.   Conservar el documento en soporte papel aun cuando haya sido digitalizado, a menos que exista disposición legal, contable o administrativa que determine la eliminación o baja, misma que debe ser reflejo de lo establecido en el Catálogo de disposición documental, y
VII.   Asegurar la inalterabilidad de la información garantizando, mediante la tecnología que se utilice, que los documentos digitales corresponden fielmente con el documento en soporte papel.
19.   La digitalización de documentos de archivo podrá tener varias finalidades de acuerdo con el ciclo vital del documento y a las necesidades de cada dependencia y entidad, por lo que se podrá implementar, entre otros, para:
I.     Migración de información de soporte físico a digital, con la finalidad de integrar expedientes electrónicos y optimizar un flujo de trabajo para un proceso en específico, para lo cual se tomará en cuenta lo siguiente:
a)    Se podrá realizar en unidades de correspondencia, oficialía de partes u oficinas de atención al público, las cuales requieren control y trámite inmediato debido a que generan altos volúmenes de documentación, con lo cual se integrarían expedientes electrónicos tipo con documentos digitales;
b)    Todos los documentos digitalizados formarán parte de expedientes electrónicos asociando las imágenes con las series documentales, y serán clasificados a partir del Cuadro general de clasificación archivística, determinando su valor y vigencia con base en el Catálogo de disposición documental, y
c)    Se deben aplicar los procesos de depuración y transferencia mediante el estudio pormenorizado, de acuerdo con el Catálogo de disposición documental, de las series documentales a digitalizar, del que resultará el establecimiento de los valores primarios y secundarios de éstas;
II.     Consulta de documentación semiactiva con la finalidad de tener disponibles y accesibles los documentos e información; para servir de apoyo a los programas de evaluación y calidad, y para facilitar y soportar la toma de decisiones. En este tipo de procedimiento se considerarán los aspectos siguientes:
a)    Los expedientes deberán pertenecer a asuntos concluidos y por lo tanto, tratarse de expedientes cerrados a los que no se incorporarán nuevos documentos y que estarán sujetos a eliminación o transferencia secundaria de acuerdo con el Catálogo de disposición documental, y
b)    El acceso a esta documentación estará determinado por niveles de acceso dentro del sistema de administración de documentos, debido a que será el área generadora la que dispondrá las condiciones de acceso a la serie o expedientes, según sea el caso;
III.    Consulta, difusión y conservación para generar copias de seguridad o respaldo de documentos de archivo de valor histórico, científico o cultural, para habilitarlos en sustitución de los originales en caso de que se presenten siniestros que afecten a los archivos o documentos de conservación permanente. Este tipo de digitalización debe orientarse a buscar el servicio inmediato y directo de consulta; potenciar la accesibilidad y difusión de series documentales; preservar de su deterioro las piezas más frágiles y/o valiosas, al evitar de esta forma su
consulta directa o bien completar fondos documentales, cuyo origen, procedencia o tema sean afines, repartidos entre varias instituciones, facilitando con ello su conocimiento y uso. Antes de llevar a cabo este tipo de digitalización deben atenderse los siguientes rubros:
a)    Cumplir con un tratamiento archivístico riguroso y garantizar que los grupos documentales susceptibles de digitalización cuenten con instrumentos de consulta basada en los estándares de descripción que corresponda, y
b)    Establecer las prioridades de digitalización, las cuales estarán basadas en las necesidades de los usuarios y los recursos disponibles de la dependencia o entidad, por lo que es necesario tomar en cuenta que:
i.      Los documentos estén siendo sometidos a una intensa consulta, lo que provoca riesgos en su conservación o bien peligro de deterioro;
ii.     Se trate de documentos con gran valor histórico o probatorio que contengan información relevante; documentos de gran valor histórico cuyos soportes sean muy frágiles o de fácil degradación física, o bien aquellos que ya han comenzado a sufrir los efectos de un agente degradante, lo que provocaría pérdida de información;
iii.    Un grupo de expertos deberá determinar el estado físico en el que se encuentra el grupo documental a digitalizar, a fin de que verifique si será necesario implementar un programa de conservación que permita la estabilización de los materiales seleccionados;
iv.    La selección de los equipos para realizar los procesos de digitalización deberá basarse en las características de los grupos documentales, considerando que un grupo documental podrá requerir de diferentes tipos de equipos para la digitalización;
v.     Se establezca un programa de gestión de calidad del proceso de digitalización;
vi.    La exposición del documento a varios procesos de digitalización podría dañarlo de forma irreversible, y
vii.   Se garantice que los documentos digitalizados reciban un tratamiento archivístico adecuado y que se asegure su conservación a largo plazo, así como la difusión de los documentos digitales;
IV.   Contingencia y continuidad de la operación con la finalidad de asegurar la disponibilidad de información en caso de catástrofe, de forma que se garantice la continuidad de las operaciones una vez superada la emergencia, para lo cual debe seguirse lo siguiente:
a)    Podrá llevarse a cabo por tipos documentales tomando en cuenta que el propósito consiste en tener disponibles y accesibles los documentos e información para establecer las operaciones de la dependencia o entidad, y
b)    Tanto los documento en soporte papel como los digitalizados deben recibir un adecuado tratamiento archivístico.
20.   Un proceso de digitalización de documentos de archivo, debe contemplar como mínimo las etapas siguientes:
a)    Recepción de documentos y transferencia al área de digitalización;
b)    Verificación del estado y de la cantidad de documentos recibidos;
c)    Preparación de documentos retirando elementos tales como clips, grapas, residuos de goma u otros objetos con el fin de permitir una mejor digitalización;
d)    Control de calidad de los documentos preparados;
e)    Creación de la base de datos y campos;
f)     Digitalización de los documentos;
g)    Control de calidad de los documentos digitalizados;
h)    Aplicación de la tecnología que permita la corrección durante el escaneo;
i)     Indización de los documentos;
j)     Control de calidad;
 
k)    Reproceso;
l)     Ingreso al sistema de gestión de archivos, y
m)   Devolución de los documentos digitalizados, previa ordenación de los documentos físicos de acuerdo con su posición original.
21.   Para la gestión de los correos electrónicos relacionados con las funciones y atribuciones de las dependencias o entidades, éstas podrán:
I.     Utilizar cuentas de correo electrónico para las unidades administrativas con propósitos institucionales, identificadas con el nombre de las mismas, además de las cuentas de correo electrónico que se asignan a los servidores públicos;
II.     Utilizar plantillas predeterminadas para el envío de mensajes por el correo electrónico que contemplen los siguientes campos:
a)    Cuenta de correo electrónico institucional;
b)    Nombre de la unidad administrativa productora del documento de correo electrónico de archivo;
c)    Fecha de la transmisión del documento de correo electrónico de archivo;
d)    Denominación de la unidad administrativa receptora del documento de correo electrónico de archivo;
e)    Copias dirigidas a otros destinatarios del documento de correo electrónico de archivo;
f)     Número de correspondencia de salida y breve descripción del contenido del documento de correo electrónico de archivo;
g)    Archivos anexos al documento de correo electrónico de archivo;
h)    Logotipo de la dependencia o entidad;
i)     Leyenda institucional;
j)     Referencia, en el caso de que exista un antecedente del trámite del documento de correo electrónico de archivo;
k)    Mensaje;
l)     Nombre y cargo del titular de la unidad administrativa;
m)   Nombre de los archivos anexos al documento de correo electrónico de archivo;
n)    Siglas de los responsables que intervinieron en la elaboración del documento de correo electrónico de archivo, y
o)    En su caso, señalar si la información tiene restricciones de acceso, como si es reservada o confidencial;
III.    Para control y seguimiento, los correos electrónicos que se emitan desde la cuenta de correo electrónico de la unidad administrativa, recibirán el mismo tratamiento que cualquier pieza de correspondencia de salida;
IV.   Contar con un encargado de la administración del correo electrónico de la unidad administrativa responsable de tramitarlo y conservarlo, quien de preferencia será el mismo servidor público encargado de la administración de la correspondencia en la unidad administrativa;
V.    En caso de no contar con un sistema automatizado que permita el almacenamiento de documentos electrónicos y que los vincule a los de soporte papel, los correos electrónicos registrados en el control de correspondencia se imprimirán, para posteriormente integrarse en un expediente de archivo de soporte en papel para garantizar la trazabilidad de los asuntos;
VI.   El contenido de los mensajes emitidos desde la cuenta de correo electrónico de la unidad administrativa será responsabilidad del titular de la misma.
       Los correos electrónicos que son borradores y no son documentos electrónicos de archivo, pero se crean, envían o reciben en el correo electrónico de la unidad administrativa o en el correo institucional del servidor público, constituyen documentos de apoyo informativo, por lo que no será necesario conservarlos en las bandejas del correo electrónico institucional ni tampoco incorporarlos a los expedientes de archivo con soporte en papel que se resguardan en el archivo de trámite de las unidades administrativas, los cuales pueden ser, por ejemplo:
 
a)    Copias de conocimiento electrónicas (CCP) y copias de conocimiento ocultas electrónicas (CCO), que se usan únicamente con fines informativos o de referencia;
b)    Información de apoyo obtenida de internet u otras fuentes para documentar un trabajo sobre un asunto sustantivo, y
c)    Borradores electrónicos de un trabajo que se está elaborando y que no son necesarios para documentar la versión final del mismo;
VII.   No se deberá conservar en el correo electrónico institucional ni tampoco en los expedientes de archivo con soporte en papel, los correos de difusión masiva debido a que no son documentos de archivo, y
VIII.  La organización de los correos electrónicos en el sistema de correo electrónico institucional tanto para cuentas oficiales como para cuentas de servidores públicos se realizará de acuerdo con la serie que le corresponda en el Cuadro general de clasificación archivística y vinculados al expediente, por medio de carpetas electrónicas.
Título Tercero
De la Transparencia
Capítulo I
Del Acceso a la Información
22.   Toda persona tendrá acceso a la información pública que generan las dependencias y entidades, en los términos establecidos por las disposiciones aplicables en la materia.
       Los servidores públicos deberán permitir y garantizar el acceso a la información pública, sin más límite que el interés público, los derechos de privacidad y la protección de datos personales establecidos en los ordenamientos en la materia.
23.   Los servidores públicos de las dependencias y entidades para cumplir con el principio constitucional de máxima publicidad en el acceso a la información pública gubernamental, deberán considerar lo siguiente:
I.     Atender los requerimientos específicos que les formule las Unidades o los Comités relacionados con el cumplimiento de las obligaciones, plazos y términos señalados en las disposiciones aplicables;
II.     Cumplir con las obligaciones que derivan de la legislación en materia de transparencia con celeridad y eficiencia, con el objeto de reducir los tiempos de atención en beneficio del solicitante, considerando lo siguiente:
a)    Las solicitudes de prórroga o ampliación del plazo de respuesta deberán hacerse en forma excepcional y siempre que exista una razón que motive dicho requerimiento;
b)    La respuesta a las solicitudes de acceso a la información, será clara y congruente con lo solicitado, utilizando lenguaje sencillo y de fácil comprensión para el solicitante;
c)    La clasificación de la información como reservada o confidencial, se apegará estrictamente a los supuestos previstos por la legislación en la materia y los lineamientos, criterios y resoluciones establecidos por el INAI y cuando corresponda, a aquellos expedidos por el Comité, y en caso de duda, privilegiar el principio de máxima publicidad, y
d)    Al recibir una solicitud de acceso a la información que se refiera a un documento o expediente clasificado como reservado o confidencial, éstos se revisarán detalladamente para determinar si prevalecen las causas que motivaron la clasificación y de resultar procedente, poner a disposición del solicitante una versión pública del documento o expediente;
III.    Proporcionar a otras dependencias o entidades la información que requieran para el ejercicio de sus atribuciones, indicándoles si la información está clasificada como reservada o confidencial y el fundamento jurídico correspondiente. La dependencia o entidad receptora observará la clasificación de la información para su adecuada conservación y manejo;
IV.   Garantizar que los datos personales que reciban con motivo o en ejercicio de sus funciones, sean protegidos, tratados, difundidos, transmitidos y distribuidos conforme a las disposiciones aplicables;
 
V.    Observar los procedimientos del anexo único de las presentes disposiciones;
VI.   Participar en la capacitación que se imparta en materia de transparencia, acceso a la información, archivos y protección de datos personales, y
VII.   Tomar en cuenta, para la identificación y publicación de la información socialmente útil, las buenas prácticas internacionales en la materia, así como las necesidades de información de audiencias estratégicas.
24.   Las dependencias y entidades, para propiciar la transparencia de la información que generen, podrán adoptar las siguientes acciones:
I.     Por conducto de sus Comités:
a)    Fomentar la coordinación con las unidades administrativas competentes, programas de capacitación para incentivar la transparencia, acceso a la información y protección de datos personales;
b)    Verificar que las unidades administrativas divulguen de manera proactiva información socialmente útil, en los portales institucionales de internet, conforme a las disposiciones aplicables;
c)    Promover la capacitación a favor de los servidores públicos de que se trate, en los temas relacionados con los archivos, el acceso a la información, la transparencia, y
d)    Establecer grupos de apoyo, considerando entre otros aspectos, su integración y temporalidad;
II.     Por conducto de sus Unidades:
a)    Fomentar en coordinación con las unidades administrativas competentes, programas de capacitación para incentivar los archivos, el acceso a la información, y la transparencia;
b)    Verificar que bajo su coordinación, las unidades administrativas participen en el desarrollo de las actividades para identificar o generar, procesar, sistematizar, publicar y difundir de manera proactiva, información socialmente útil o focalizada, a través de los portales institucionales de internet y a través de otros sistemas o medios hacia sus audiencias estratégicas o específicas y a la población en general, conforme a las disposiciones aplicables;
c)    Coadyuvar con las unidades administrativas para el cumplimiento de las resoluciones que dicte el INAI, en los recursos de revisión;
d)    Llevar el registro y la actualización de los servidores públicos habilitados y de los servidores públicos designados por los titulares de las unidades administrativas, e incluir dicha información en el portal de obligaciones de transparencia, además de propiciar que reciban la capacitación correspondiente, y
e)    Solicitar al Comité la constitución de grupos de apoyo.
25.   Los grupos de apoyo a que se refiere el artículo anterior realizarán las actividades siguientes:
I.     Promover acciones específicas que permitan incrementar la eficiencia y eficacia en la gestión y atención de las solicitudes de acceso a la información, participando en su implementación;
II.     Proponer a la Unidad la divulgación de información socialmente útil o focalizada, correspondiente a la dependencia o entidad, o en su caso, agregada por sector, por flujo de información, o cuando responda a una acción de coordinación interinstitucional, y
III.    Coadyuvar con las unidades administrativas o servidores públicos designados en la localización de los documentos en los que conste la información solicitada.
Capítulo II
De la Información Clasificada
26.   El derecho humano de acceso a la información comprende el solicitar, investigar, difundir, buscar y recibir información pública.
       Toda la información generada, obtenida, adquirida, transformada o en posesión de las dependencias o entidades será pública y accesible a cualquier persona en los términos y condiciones que se establezcan la legislación aplicable, y excepcionalmente podrá ser clasificada temporalmente como reservada por razones de interés público y seguridad nacional, en los términos dispuestos por la normatividad aplicable.
 
27.   Los servidores públicos garantizarán el efectivo acceso de toda persona a la información en posesión de las dependencias o entidades; así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad.
28.   La política, las acciones y procedimientos en materia de transparencia no implicarán la difusión de documentos o expedientes específicos que contengan información clasificada como reservada o confidencial en términos de las disposiciones jurídicas aplicables.
29.   Las dependencias y entidades no podrán emitir acuerdos de carácter general ni particular que clasifiquen documentos o información como reservada. La clasificación podrá establecerse de manera parcial o total de acuerdo al contenido de la información del documento y deberá estar acorde con la actualización de los supuestos definidos en la normatividad aplicable.
Capítulo III
De la Información Proactiva
30.   Las dependencias y entidades difundirán información proactiva en sus portales de internet, bajo los rubros y contenidos que defina la UPTCI, para cuyo efecto se coordinará con la Unidad de Gobierno Digital de la Secretaría de la Función Pública en el marco de las disposiciones aplicables a la Ventanilla Única Nacional y demás normatividad vigente.
31.   La UPTCI podrá solicitar a las dependencias y entidades cualquier información proactiva adicional que permita complementar, mejorar o sustituir aquella publicada en sus portales de internet y que resulte de utilidad para la ciudadanía.
Capítulo IV
De la Transparencia Focalizada
32.   Las dependencias y entidades, tomando en consideración su marco jurídico de actuación, características, particularidades, condiciones y circunstancias, deberán identificar o generar, procesar, sistematizar, publicar y difundir hacia sus audiencias estratégicas o específicas y a la población en general, información socialmente útil, a través de sus portales de internet, en los rubros y contenidos que defina la UPTCI en el marco de las disposiciones aplicables a la Ventanilla Única Nacional y demás normatividad vigente.
       Las dependencias y entidades podrán difundir esta información en otros sistemas o medios que estimen necesarios conforme a las características y particularidades de las audiencias estratégicas o específicas o de la población en general.
33.   Para el proceso de identificación o generación de información socialmente útil, las dependencias y entidades considerarán insumos como las solicitudes de acceso a la información, las opiniones de audiencias estratégicas, la información que conforme al ámbito de sus atribuciones contribuya a un propósito de política pública específico, así como la consulta directa hacia la sociedad como encuestas de opinión, o bien, la selección de buenas prácticas a nivel nacional e internacional en la materia.
34.   La publicación y la difusión de información socialmente útil deberá tener un propósito definido; enfocarse en las necesidades de audiencias estratégicas o específicas, considerando entre éstas, a los particulares y perseguir alguno de los siguientes objetivos:
I.     Contribuir a la reducción de riesgos o a la solución de problemas públicos, en materias de comunicaciones y transportes, desarrollo y seguridad social, economía, educación, empleo, medio ambiente y/o energía, salud, seguridad, turismo, vivienda, entre otras;
II.     Disminuir asimetrías de información, al contener elementos que promuevan la competencia, la competitividad económica y la inversión;
III.    Proteger y promover los derechos de las personas, buscando eliminar cualquier tipo de discriminación e inequidad social;
IV.   Transparentar el uso de recursos públicos, y
V.    Facilitar el acceso a bienes y servicios tanto públicos como privados, para mejorar la provisión y la calidad de los mismos.
 
35.   Las dependencias y entidades se asegurarán que la información socialmente útil se difunda de manera completa y actualizada, con un lenguaje sencillo y sea comprensible para cualquier ciudadano, conforme a las disposiciones aplicables a la Ventanilla Única Nacional y demás normatividad vigente.
       La información socialmente útil deberá contar con fuentes confiables, estar sustentada en documentos, acciones o resultados relacionados con las atribuciones que, en su caso, correspondan a las dependencias o entidades, a la vez que deberá ser imparcial y oportuna, para lo cual se actualizará al menos cada tres meses o disponerse de ella en tiempo real.
36.   Las dependencias y entidades, a través de los portales de internet, o así como de otros sistemas o medios, establecerán mecanismos de encuesta o captación de comentarios, a fin de propiciar el mejoramiento de la calidad de la información o bien, para analizar el efecto que tiene la difusión de la información socialmente útil en el logro del propósito y los objetivos previamente definidos. En cualquier caso, se deberán aclarar los fines y el tratamiento que se dará a la información obtenida a través de éstos.
37.   Las dependencias y entidades difundirán la información socialmente útil, conforme a lo siguiente:
I.     Verificarán que la información esté libre de restricciones para su acceso, uso, edición, reproducción, proceso o cita, en términos de las disposiciones jurídicas aplicables;
II.     Indicarán al usuario que al usar, editar, reproducir, procesar o citar la información, se deberá referir la localización electrónica y fecha e incluso hora, en que realizó la consulta de la misma en el portal institucional de internet;
III.    Cerciorarán que la ubicación de la información o el enlace establecido para su consulta conduzca invariablemente al elemento o página de información al que hace referencia y no a otro elemento u otra página, o bien a otro sitio o portal de internet para lograr su localización;
IV.   Informarán al usuario los casos en que la información se encuentre localizada en un sitio de internet o servicio diferente al sitio de la dependencia o entidad, y que los mismos incluso podrían tener sus propios términos y condiciones de uso, derechos y responsabilidades, y
V.    Supervisarán el cumplimiento de las funciones de accesibilidad web y que las condiciones de acceso garanticen la no remisión a enlaces de sitios inseguros o sin temática relacionada.
38.   Con el propósito de que la adopción de las TIC propicie un mejor aprovechamiento de los recursos públicos y una adecuada transparencia en la administración de la información, las dependencias y entidades deberán:
I.     Fomentar el uso de éstas en la medida y condiciones en que su disponibilidad presupuestaria lo permita;
II.     Sistematizar sus procedimientos de trabajo, y
III.    Asegurar la interoperabilidad con otros activos de TIC o de cualquier otra aplicación existente en esta materia.
39.   Las dependencias y entidades desarrollarán las acciones de transparencia focalizada bajo un esquema de coordinación sectorial, e informarán a la UPTCI acerca de los instrumentos de colaboración que en su caso, tengan la intención de celebrar en la materia, con otras instancias gubernamentales, incluidos otros poderes, niveles de gobierno u organismos autónomos.
40.   La UPTCI emitirá de manera anual una guía que defina acciones que permitan a las dependencias y entidades identificar, generar, procesar, sistematizar, publicar y difundir información socialmente útil, y revisará la información que se difunda y en su caso, solicitará que sea complementada, mejorada o sustituida cuando no reúna los supuestos señalados en las presentes disposiciones, o bien, si dado el contexto o circunstancia, es necesario difundir de manera extraordinaria información que resulte de interés general para la sociedad, de conformidad con la normatividad aplicable en la materia.
Capítulo V
De la Participación Ciudadana
41.   Las dependencias y entidades difundirán información relacionada con los mecanismos y acciones de participación ciudadana a través del portal de internet gob.mx en la sección Participa, en los rubros y contenidos que defina la UPTCI en el marco de las disposiciones aplicables a la Ventanilla Única Nacional y demás normatividad vigente.
 
42.   Cuando en la implementación de los mecanismos y acciones de participación ciudadana se prevea la utilización de TIC, las dependencias y entidades deberán considerar lo dispuesto por la normatividad aplicable en materia de gobierno digital.
43.   La UPTCI y la Unidad de Gobierno Digital de la Secretaría de la Función Pública, en el ámbito de sus respectivas atribuciones y de manera coordinada, podrán solicitar a las dependencias y entidades información adicional relacionada con los mecanismos y acciones de participación ciudadana que permita complementar, mejorar o sustituir aquella que difundan en términos del numeral 40 de las presentes disposiciones.
Título Cuarto
De las Disposiciones Finales
Capítulo Único
Interpretación, Seguimiento y Vigilancia
44.   La interpretación para efectos administrativos de las presentes disposiciones generales y su anexo único, así como la resolución de los casos no previstos en el mismo, corresponderá:
I.     Al AGN, cuando su aplicación incida en aspectos previstos en materia de archivos y gestión documental, y
II.     A la UPTCI, cuando su aplicación incida en acciones que propicien la transparencia en la gestión pública, la rendición de cuentas y el acceso por parte de los particulares a la información que generen las dependencias y entidades.
       La interpretación para efectos administrativos de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y de su Reglamento, así como las disposiciones que emitida el INAI, corresponderá a este organismo garante.
45.   Los órganos internos de control de las dependencias y entidades vigilarán el cumplimiento de lo dispuesto por las presentes disposiciones generales y su anexo único; observarán el principio de máxima publicidad en la integración del Comité, y razonarán por escrito el sentido de su voto en los casos en que se reserve información pública.
TRANSITORIOS
PRIMERO. El presente Acuerdo y su anexo único entrarán en vigor el día hábil siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Federación.
SEGUNDO. Se abroga el Acuerdo por el que se expiden las disposiciones generales para la transparencia y los archivos de la Administración Pública Federal y el manual administrativo de aplicación general en las materias de transparencia y de archivos, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 12 de julio de 2010 y sus reformas publicadas el 27 de julio de 2011 y 23 de noviembre de 2012.
Las referencias que en cualquier manual o disposición administrativa se hacen del Acuerdo que se abroga o a sus reformas, se entenderán hechas al presente Acuerdo.
Quedan sin efectos las disposiciones administrativas que se opongan a lo establecido en este Acuerdo.
Todos aquellos procesos, proyectos, trámites, autorizaciones y demás actos iniciados con base en el Acuerdo que se abroga deberán concluirse conforme a lo previsto en el mismo y a las disposiciones que resulten aplicables.
Las dependencias y entidades continuarán publicando información de transparencia en sus sitios institucionales de internet conforme a las disposiciones que se encontraban vigentes hasta antes de la entrada en vigor del presente Acuerdo y hasta que realicen la migración al portal gob.mx conforme al plan previsto en las disposiciones aplicables de la Ventanilla Única Nacional y demás normatividad vigente.
TERCERO. Dentro del plazo de un año contado a partir de la entrada en vigor del presente Acuerdo, el Archivo General de la Nación emitirá los criterios técnicos archivísticos referidos en el numeral 9, fracción III de este instrumento.
CUARTO. Las dependencias y entidades observarán los plazos y términos previstos en los procedimientos de "ampliación del periodo de reserva", "actualización de índices de expedientes reservados", "atención a solicitudes de acceso a la información" y "recurso de revisión y atención de resoluciones del INAI", del anexo único de las disposiciones generales en las materias de archivos y transparencia para la Administración Pública Federal, en tanto no sean modificados por la entrada en vigor de ordenamientos legales o disposiciones administrativas que resulten aplicables en la materia.
Ciudad de México, a los 26 días del mes de febrero de dos mil dieciséis.- El Secretario de la Función Pública, Virgilio Andrade Martínez.- Rúbrica.- La Directora General del Archivo General de la Nación, María
de las Mercedes de Vega Armijo.- Rúbrica.
Anexo Único
Manual en las materias de archivos y transparencia para la Administración Pública Federal
1.     Objetivos
1.1.    Objetivo General
         El presente manual tiene por objeto establecer procedimientos específicos para la administración de la correspondencia y para la organización, seguimiento, uso, localización, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos de archivo que generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio las dependencias y entidades en sus archivos, así como en la materia de transparencia.
1.2.    Objetivos Específicos
         Establecer procedimientos para la operación de las unidades administrativas, de la Unidad y del Comité, simplificados e integrales.
         Promover la comunicación efectiva entre las unidades administrativas, la Unidad y el Comité.
         Propiciar el cumplimiento de las disposiciones generales en las materias de archivos y transparencia para la Administración Pública Federal.
         Establecer procedimientos para la organización, seguimiento, uso, localización, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos de archivo que se generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio en archivos, definiendo la operación de los archivos de trámite, concentración e histórico, así como de las transferencias de manera controlada y sistemática, atendiendo al valor documental de los expedientes.
         Proporcionar a las dependencias y entidades un marco de referencia general unificado que estandarice la organización y conservación de los documentos de archivo.
         Definir procedimientos integrales para la conservación y administración de documentos de archivo que resulten aplicables para aquéllos que se encuentren en soporte papel o electrónico, cuando así proceda.
         Proporcionar a las dependencias y entidades un marco de referencia general unificado que estandarice la implementación de la política de transparencia.
2.     Marco Jurídico
       El marco jurídico del manual se cita de manera enunciativa y no limitativa:
       Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
       Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
       Ley General de Bienes Nacionales.
       Ley Federal de Archivos.
       Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
       Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
       Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
       Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
       Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
       Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
       Reglamento de la Ley Federal de Archivos.
       Reglamento del Servicio de Intercambio de Correspondencia Gubernamental.
       Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018.
       Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018.
       Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la
República y los órganos desconcentrados donarán a título gratuito a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles.
       Decreto por el cual se crea la sección de archivos presidenciales del Archivo General de la Nación.
       Decreto por el que se establece la Ventanilla Única Nacional para los Trámites e Información del Gobierno.
       Decreto por el que se establece la regulación en materia de Datos Abiertos.
       Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos.
       Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal.
       Disposiciones Generales de Accesibilidad Web que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y las empresas productivas del Estado.
       Norma de Archivo Contable Gubernamental NACG 01. Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental.
       Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles que, en su caso, hayan emitido las entidades.
       Disposiciones Generales para la implementación, operación y funcionamiento de la Ventanilla Única Nacional.
       Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal emitido por el Archivo General de la Nación.
       Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental emitido por el Archivo General de la Nación.
       Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados con valor histórico al Archivo General de la Nación, emitido por el Archivo General de la Nación.
       Guía para el descarte de libros o publicaciones periódicas que se ubican en los archivos de concentración de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal emitidos por el Archivo General de la Nación.
       Criterios para el proceso de descripción de acervos fotográficos emitidos por el Archivo General de la Nación.
       Guía para la identificación de series documentales con valor secundario emitidos por el Archivo General de la Nación.
       Guía para la salvaguarda de documentos en circunstancias de riesgo emitidos por el Archivo General de la Nación.
       Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico emitidos por el Archivo General de la Nación.
3.     Ámbito de aplicación
       El manual será de observancia obligatoria para las dependencias y entidades.
4.     Responsables de su aplicación
       Los servidores públicos de las dependencias y entidades deberán observar el presente manual, sin perjuicio del cumplimiento de los ordenamientos legales que resulten aplicables en materia de archivos y transparencia, incluyendo las disposiciones emitidas por el AGN e INAI.
       Los titulares de las dependencias y entidades, deberán hacer lo necesario para que los procedimientos de gestión documental comprendan los que en el presente manual se establecen.
       Los Comités, las Unidades y los titulares de las unidades administrativas, realizarán las acciones que permitan observar adecuadamente este manual.
       Los Comités, cuando resulte necesario adoptarán el o los criterios que permitan la flexibilidad de la aplicación de los procedimientos, de conformidad con las particularidades del caso concreto.
       En la aplicación de los procedimientos señalados en este manual, los servidores públicos deberán observar y aplicar, en adición a los ordenamientos previstos en el apartado de normatividad, las demás disposiciones jurídicas que resulten aplicables conforme al caso concreto.
 
       Serán responsables de realizar las actividades descritas en este manual, el o los servidores públicos a los que las disposiciones legales, reglamentarias o administrativas les confieran facultades, funciones u obligaciones asociadas a los procesos y procedimientos señalados en el manual.
5.     Procedimientos
5.1     Administración de la correspondencia
         Objetivo
         Proporcionar en tiempo y forma el servicio de envío, entrega y recepción de correspondencia y paquetería oficial, interna o externa, a todas las áreas de la dependencia o entidad, respetando el principio de privacidad y confidencialidad.
         Descripción
         Administración de correspondencia y paquetería oficial interna y externa, desde el momento de su recepción hasta su despacho.
         5.1.1 Recepción de correspondencia
         Objetivo
         Proporcionar en tiempo y forma el servicio de recepción de correspondencia y paquetería oficial externa, así como su entrega a las áreas de la dependencia o entidad.
         Descripción
         Recepción de correspondencia externa (dependencias, entidades, organismos, instituciones, empresas y personas físicas) y su correspondiente entrega al interior.
         Actividades secuenciales por responsable:
5.1 Administración de la correspondencia
5.1.1 Recepción de correspondencia
Responsable
No.
Actividades
Método o
herramienta
Normatividad
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
1
Recibe correspondencia y
paquetería oficial externa. ¿La
correspondencia se recibe sin
envase? Sí: continúa actividad 2
No: continúa actividad 3
Correspondencia con
acuse de recibido.
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
 
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
2
Para la correspondencia
entregada sin envase, verifica: 1)
Que las piezas estén dirigidas a la
dependencia o entidad (en caso
contrario, se regresarán al
remitente), a la propia Delegación
o a los servidores públicos que
laboran en las mismas; 2) Que el
asunto del que se trate el
documento competa al
destinatario; 3) Que los
documentos estén firmados
autográficamente o autorizados
con huella digital por el remitente;
4) Que la fecha de los
documentos sea actual; 5) Que
los documentos citen el domicilio
del remitente (en caso contrario,
se consultará a quien entrega la
pieza y se asentará en el acuse lo
conducente);
Datos completos
verificados.
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
 
 
6) Que si en el documento se
menciona la remisión de anexos
éstos acompañen a la pieza, sea
adheridos -tratándose de otros
escritos- o sea por separado
tratándose de anexos muy
voluminosos- (en caso contrario,
se reclamarán a quien entrega la
pieza, asentándose en el acuse
las aclaraciones pertinentes de no
entregarse los anexos); y 7) Que
el documento no contenga
expresiones injuriosas ¿La
correspondencia cumple con los
requisitos? Sí: pasa a la actividad
5. No: pasa a la actividad 4.
 
 
 
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
3
Si la correspondencia es
entregada en sobre cerrado, bajo
cubierta o valija, verifica: 1) Que la
cantidad de piezas recibidas
corresponda con el número de
piezas facturadas y que los datos
de los envases correspondan con
los de las facturas; 2) Que en los
envases de las piezas se
especifique que están dirigidas a
la dependencia o entidad; y 3)
Que los envases de las piezas
estén en buenas condiciones ¿La
correspondencia cumple con los
requisitos? Sí: pasa a la actividad
7. No: pasa a la actividad 6.
 
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
4
Si la documentación no está
completa se informa al mensajero
y se asienta en el acuse de recibo.
Continúa en la actividad 5.
 
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
5
Otorga el acuse de recibo de las
piezas de entrada: 1) Imprime en
el original y las copias del
documento en cuestión el sello de
recibido de la Oficialía de partes/
Unidad de correspondencia,
marcando la fecha y la hora de su
recepción; 2) Inmediatamente,
imprime también en el original y
las copias del propio documento el
folio de registro correspondiente,
entregando al interesado el acuse
de recibo. Continúa en actividad
11.
Acuse de recibo.
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
 
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
6
Si el paquete de correspondencia
no está en buenas condiciones se
revisará el contenido y, de
encontrarse faltantes sobre todo
en el caso de la valija, se
levantará un acta que haga
constar tal anomalía, asentándolo
en el sistema manual o
informático y en el registro del
mensajero para cualquier
aclaración subsecuente. Continúa
en la actividad 11.
Sistema manual o
informático
 
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
7
Imprime en el registro presentado
por el responsable de la entrega,
el sello de la Oficialía de partes/
Unidad de correspondencia, a
manera de acuse de recibo,
procediendo a continuar el trámite
de las piezas en el local de la
propia Oficialía de partes/Unidad
de correspondencia. ¿El paquete
está marcado como confidencial o
personal? Sí: Pasa a actividad 13.
No: Pasa a actividad 8.
 
 
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
8
Una vez ingresadas a la Oficialía
de partes/Unidad de
Correspondencia las piezas
recibidas, abre el envase y extrae
el contenido. Continúa en
actividad 9.
Correspondencia
ingresada
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
 
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
9
Una vez extraídas de los envases
las piezas contenidas, verifica: 1)
Que los documentos estén
dirigidos a la dependencia o
entidad, (en caso contrario, se
regresarán al remitente); 2) Que el
asunto de que traten los
documentos competa a la
dependencia o entidad; 3) Que si
los documentos indican la
remisión de anexos éstos se
adjunten efectivamente (en caso
contrario se asentará lo
procedente en el propio
documento); y 4) Que en los
documentos se cite la dirección
del remitente (en caso contrario,
se anexará el sobre a la pieza,
procurando no desprender los
timbres postales)
Correspondencia
ingresada
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
10
Imprime en todas las piezas de
entrada el sello de la Oficialía de
partes/Unidad de
Correspondencia, marcando la
fecha y la hora de su recepción.
Correspondencia
ingresada
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
11
Registra la correspondencia en el
sistema manual o informático.
Correspondencia
ingresada
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
 
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
12
Genera en original y copia los
formatos de control de
correspondencia que engrapa,
debidamente requisitado, en cada
una de las piezas de
correspondencia.
Formato de control de
correspondencia
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
13
Ordena la correspondencia
externa recibida por prioridad,
carácter de la información
(urgente, ordinario, confidencial,
etcétera), inmueble, piso, unidad o
área administrativa y genera la
relación de correspondencia por
área administrativa para su
entrega.
Correspondencia
identificada como
relevante,
confidencial o urgente
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
14
Asigna mensajero.
Relación o registro de
asignación
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
Mensajero asignado
15
Entrega la correspondencia a la
unidad o área administrativa
correspondiente y la relación de
correspondencia.
Formato de control de
correspondencia,
relación de
correspondencia
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
Unidad
administrativa
16
Recibe y verifica la
correspondencia, asentando en el
formato de control de
correspondencia la fecha y hora
de recepción, así como el nombre
y firma de quien recibió en los
formatos de control de
correspondencia.
Correspondencia,
formatos de control
de correspondencia,
relación de
correspondencia
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
Unidad
administrativa
17
Devuelve copia de formato de
control de correspondencia y
relación de correspondencia.
Formato de control de
correspondencia
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
Unidad
administrativa
18
Analiza la documentación y
especifica instrucciones en el
formato de control de
correspondencia.
Correspondencia,
formato de control de
correspondencia
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
 
Mensajero asignado
19
Ingresa a la Oficialía de partes/
Unidad de correspondencia las
copias de los formatos de control
de correspondencia, así como las
piezas de correspondencia que,
en su caso, fueron devueltas
justificadamente para que se les
turne de forma adecuada.
 
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
20
¿Hay correspondencia devuelta?
Sí: Regresa a actividad 2. No:
Continúa con actividad 21.
 
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
21
Verifica copia de formato de
control de correspondencia.
Copia de formato de
control de
correspondencia
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
22
Registra en el sistema manual o
informático copia de formatos de
control de correspondencia.
Acuses registrados.
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
23
Elabora reporte de gestión y
resolución de asuntos con fines de
seguimiento.
Reporte diario de
correspondencia
Artículo 18, fracción I de
la LFA y Séptimo de los
LGOCAPEF
FIN DEL PROCEDIMIENTO
         5.1.2 Despacho de correspondencia
         Objetivo
         Proporcionar en tiempo y forma el servicio de despacho de correspondencia y paquetería oficial interna, que solicite la unidad o área administrativa de la dependencia o entidad.
         Descripción
 
         Envío de correspondencia solicitado por un usuario interno de la dependencia o entidad remitente.
         Actividades secuenciales por responsable:
5.1 Administración de la correspondencia
5.1.2 Despacho de correspondencia
Responsable
No.
Actividades
Método o
herramienta
Normatividad
Usuario interno
1
Entrega solicitud de envío junto con la
correspondencia en oficialía de partes
e indica el nivel de importancia.
En caso de que la correspondencia
deba despacharse por paquetería
acelerada debe preparar paquete y
guía correspondiente y entregarlos a la
Unidad de correspondencia/Oficialía de
partes.
Solicitud de envío
entregada.
Artículo 18, fracción
I de la LFA y
Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
2
Recibe la pieza que le es entregada
para su despacho y verifica: Que la
documentación esté formulada en
papel con sello o membrete oficial de la
dependencia o entidad; - Que en el
ángulo superior derecho lleve inscritos
los datos identificadores del área
tramitadora, así como el número del
oficio; - Que la fecha de la
comunicación sea actual; - Que los
datos del destinatario estén escritos en
forma correcta y completa; - Que el
original esté firmado autográficamente,
indicando de manera precisa y
completa el nombre y el cargo del
servidor público remitente; - Que las
copias dirigidas estén debidamente
marcadas, completas y firmadas
autográficamente; - Que si llevan la
anotación de anexos en el margen
izquierdo éstos se encuentren
completos y bien adheridos; - Que si
menciona la remisión de objetos
voluminosos éstos vayan debidamente
empacados tomando en consideración
los requerimientos establecidos por el
servicio de mensajería relativo al
estado físico que deben guardar las
piezas para envío. - Que las piezas que
se reciben bajo cubierta llevan inscritos
los datos del remitente, la dirección
completa del destinatario, el contenido
y el sello oficial; - Que si se desea
algún servicio en especial para el
despacho de las piezas éstas lleven
inscrito el nombre de la clase del
servicio ("Urgente", "Confidencial",
"Correo aéreo", etcétera); y - Que si la
pieza por despachar es contestación a
algún documento tramitado, éste
acompañe a la pieza en cuestión, la
cual deberá llevar en el ángulo superior
derecho, además de los datos ya
señalados, el número identificador del
expediente a que corresponde el
documento debidamente asentado
¿La información está completa?
No: pasa a actividad 3.
Sí: pasa a actividad 4.
Datos completos
verificados.
Artículo 18, fracción
I de la LFA y
Séptimo de los
LGOCAPEF
 
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
3
Devuelve la correspondencia indicando
el motivo. Regresa a la actividad 1.
Correspondencia
rechazada.
Artículo 18, fracción
I de la LFA Séptimo
de los LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
4
Acusa de recibo con sello, firma
autógrafa, fecha, hora y folio. En caso
de que la pieza por despachar sea un
paquete voluminoso, se otorgará el
acuse de recibo en la factura que al
efecto presente el solicitante del
servicio.
Acuse de recibo.
Artículo 18, fracción
I de la LFA y
Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
5
Registra la correspondencia en el
sistema y genera formato de envío/
recepción.
Formato de
recepción/envío
generado.
Artículo 18, fracción
I de la LFA y
Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
6
Ordena la correspondencia para su
envío, en su caso, la identifica por
dependencia o entidad, organismo,
empresa o persona física y por
modalidad de envío, siempre y cuando
la dependencia o entidad cuente con
los servicios de paquetería acelerada/
correo certificado u ordinario.
Correspondencia
identificada.
Artículo 18, fracción
I de la LFA y
Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
7
Imprime en la pieza de salida el
número de folio correspondiente,
siguiendo al efecto una numeración
sucesiva para toda la dependencia o
unidad administrativa, en series que se
iniciarán cada año.
 
Artículo 18, fracción
I de la LFA y
Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
8
¿Cuál es la modalidad de envío?
Paquetería acelerada: pasa a actividad
9. Correo certificado u ordinario: pasa a
actividad 10. Mensajero: Pasa a
actividad 11.
 
Artículo 18, fracción
I de la LFA y
Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
9
Entrega el paquete y la guía elaborada
al recolector.
Pasa a actividad 12.
Acuse de recibo.
Artículo 18, fracción
I de la LFA y
Séptimo de los
LGOCAPEF
 
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
10
Realiza franqueo de los paquetes para
envío por correo certificado y ordinario
y los envía al Servicio Postal Mexicano.
Pasa a actividad 11.
Paquetes
franqueados.
Artículo 18, fracción
I de la LFA y
Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
11
Asigna mensajero para envío.
Pasa a actividad 12.
Relación o registro
de asignación.
Artículo 18, fracción
I de la LFA y
Séptimo de los
LGOCAPEF
Mensajero
12
Entrega correspondencia, recaba
acuses de recibo y los entrega a
Oficialía de partes/Unidad de
correspondencia.
Acuse de recibo.
Artículo 18, fracción
I de la LFA y
Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
13
Verifica acuses de recibo.
Acuses verificados.
Artículo 18, fracción
I de la LFA y
Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
14
Registra acuses de recibo.
Acuses registrados.
Artículo 18, fracción
I de la LFA y
Séptimo de los
LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
15
Envía el acuse de recibo a los
remitentes que lo solicitan y registra la
hora de recepción de los acuses por
parte de las áreas tramitadoras en el
sistema manual o informático
Acuse de recibo
enviado.
Artículo 18, fracción
I de la LFA y Octavo
de los LGOCAPEF
Oficialía de partes/
Unidad de
correspondencia
16
Verifica la recepción de la
correspondencia recibida en el día y
realiza registro.
Reporte diario
realizado para fines
de seguimiento.
Artículo 18, fracción
I de la LFA y
Séptimo de los
LGOCAPEF
FIN DEL PROCEDIMIENTO
5.2     Administración de archivos
         Objetivo
         Garantizar que los archivos de la dependencia o entidad de que se trate, se conserven organizados y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la documentación que resguarden en los archivos de trámite, de concentración, y cuando proceda, del histórico.
         Descripción
         Establecer procedimientos y métodos administrativos orientados a la economía y eficiencia del manejo documental en las actividades destinadas a la organización, conservación, uso,
localización, transferencia, selección y destino final de los documentos.
         5.2.1 Archivo de trámite
         Objetivo
         Administrar los expedientes activos de la unidad administrativa de adscripción, mediante el establecimiento de un mecanismo de control ágil y eficiente, prestando el soporte administrativo necesario para el correcto y oportuno desempeño de la unidad, a través del adecuado seguimiento, recuperación, organización y conservación de los documentos de archivo.
         Descripción
         Administrar los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas.
         5.2.1.1 Organización de documentos
         Objetivo
         Organizar la documentación en trámite con base en la metodología y la normatividad aplicable.
         Descripción
         Las actividades y tareas relacionadas con los procesos intelectuales y mecánicos de la organización documental.
         Actividades secuenciales por responsable:
5.2 Administración de Archivos
5.2.1 Archivo de Trámite
5.2.1.1 Organización de documentos
Responsable
No.
Actividades
Método o
Herramienta
Normatividad
Unidad
administrativa
1
Recibe el documento (en cualquier
soporte o formato), lo identifica,
realiza el registro y turna.
Sistema de gestión
documental
Artículos 4, fracción
V de la LFTAIPG,
14 y 18 de la LFA,
44 del RLFTAIPG, y
Tercero y Octavo de
los LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
2
Administra el documento, en su caso,
solicita asesoría o genera expediente.
¿Solicita asesoría?
Sí: continúa en la actividad 3. No:
continúa en la actividad 4.
Expediente
Artículos 4, fracción
V de la LFTAIPG,
14 y 18 de la LFA,
44 del RLFTAIPG, y
Tercero y Octavo de
los LGOCAPEF.
RAT
3
Proporciona asesoría para la
adecuada integración de expedientes
y/o respecto a la clasificación
archivística.
Cuadro general de
clasificación
archivística
Artículos 11,
fracción II del RLFA,
4, fracción V de la
LFTAIPG, 14,
fracciones I y III de
la LFA, 44 del
RLFTAIPG y
Octavo de los
LGOCAPEF.
 
Unidad
administrativa
4
Glosa, en el expediente, los
documentos generados o recibidos o,
en su caso, crea un nuevo
expediente.
Sistema de gestión
documental o
expediente
Artículo 14, fracción
I de la LFA y Octavo
de los LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
5
Elabora la portada o guarda exterior e
integra en el expediente.
Expediente
Décimo Cuarto de
los LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
6
Incorpora los datos del expediente en
el formato de inventario documental.
Formato de inventario
documental y/o
sistema de gestión
documental
Artículos 14,
fracción I y 19,
fracción III de la
LFA, y Octavo de
los LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
7
Entrega al RAT el o los expedientes,
el formato de inventario documental
requisitado y su correspondiente
soporte en archivo electrónico.
Formato de inventario
documental, archivo
electrónico o sistema
de gestión documental
Artículos 14,
fracción I y 19,
fracción III de la
LFA, y Octavo de
los LGOCAPEF.
RAT
8
Recibe y coteja el o los expedientes
contra el inventario documental.
¿Es correcto el inventario? Sí:
continúa en la actividad 9. No:
continúa en la actividad 6.
Inventario documental
y sistema de gestión
documental
Artículos 14,
fracción II, 19,
fracción III de la
LFA; 11, fracción
VIII del RLFA, y
Octavo y Décimo
Octavo de los
LGOCAPEF.
RAT
9
Sella y firma de recibido y registra la
recepción del inventario documental.
Inventario documental
y sistema de gestión
documental
Artículos 14,
fracción II y 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
VIII del RLFA, y
Octavo y Décimo
Octavo de los
LGOCAPEF.
RAT
10
Identifica la ubicación y asigna la
clave topográfica del expediente.
Archivo
Artículos 14,
fracción II y 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
VIII del RLFA, y
Octavo de los
LGOCAPEF.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
 
         5.2.1.2 Eliminación de documentos de comprobación administrativa inmediata
         Objetivo:
         Evitar la acumulación de documentos de comprobación administrativa inmediata.
         Descripción:
         Consiste en las actividades para llevar a cabo la eliminación de documentos de comprobación administrativa inmediata.
         Actividades secuenciales por responsable:
5.2 Administración de Archivos
5.2.1 Archivo de Trámite
5.2.1.2 Eliminación de documentos de comprobación administrativa inmediata
Responsable
No.
Actividades
Método o
Herramienta
Normatividad
Unidad
administrativa
1
Identifica la documentación de
comprobación administrativa inmediata.
Listado general
incorporado al
Catálogo de
disposición documental
vigente,
Instructivo para la
elaboración del
Catálogo de
disposición
documental
RAT
2
Elabora propuesta de relación simple
que describa de forma genérica la
cantidad de cajas, la cantidad de
documentación que contiene cada una,
el tipo de documento, el peso en
kilogramos de documentación y la
longitud en metros lineales.
Propuesta de relación
simple
Instructivo para el
trámite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
 
RAT
3
Gestiona la autorización del titular de la
unidad administrativa productora de la
documentación.
Oficio y/o correo
electrónico, propuesta
de relación simple
Instructivo para el
trámite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Unidad
administrativa
4
Revisa la propuesta de relación simple
y la envía al RAT debidamente
autorizada con firma autógrafa.
Propuesta de relación
simple
Instructivo para el
trámite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
RAT
5
Recibe la relación simple debidamente
firmada por el titular del área
generadora de los documentos.
Oficio, propuesta de
relación simple
debidamente
autorizada
Instructivo para el
trámite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
RAT
6
Convoca al coordinador de archivos,
titular de la unidad administrativa y al
OIC /Unidad de Auditoría Preventiva
para que den fe de que se trata de
documentación de comprobación
administrativa inmediata.
Convocatoria
Artículos 19 del
Reglamento
Interior de la
Secretaría de la
Función Pública,
9, y 12, fracción
VII de la LFA e
Instructivo para el
trámite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
 
RAT
7
Levanta, en por lo menos dos tantos,
acta administrativa en la que se
registra el acontecimiento.
Acta en la que consta
que la documentación
propuesta para
eliminación es de
comprobación
administrativa
inmediata. Debe incluir
las firmas del
coordinador de
archivos, titular de la
unidad administrativa,
OIC / Unidad de
Auditoría Preventiva,
responsable del
archivo de trámite
Instructivo para el
trámite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
 
8
¿Ha sido avalada la documentación?
Sí: Procede conforme al procedimiento
"5.7 DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE
BIENES MUEBLES" del MAAGRMSG
No: Regresa a la actividad 1
Dictamen de no utilidad
Instructivo para el
trámite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
Artículo 131 de
Ley General de
Bienes Nacionales
CA
9
Envía oficio de notificación al AGN
anexando la relación simple y el acta
administrativa en original.
Oficio, relación simple
y acta administrativa
Instructivo para el
trámite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
AGN
10
Analiza el oficio de notificación, la
relación simple y el acta administrativa.
¿Los tipos documentales están
incluidos el Listado general incorporado
al Catálogo de disposición
documental?
Sí: Toma conocimiento del acto.
No: Informa al coordinador de archivos
dando vista al OIC / Unidad de
Auditoría Preventiva, al resto de los
involucrados y, en su caso, a la Unidad
de Contabilidad Gubernamental.
Oficio de respuesta
Instructivo para el
trámite de baja
documental de
archivos del
Gobierno Federal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
5.2.1.3 Préstamo y consulta de expedientes del archivo de trámite
Objetivo
Atender oportunamente las solicitudes de préstamo y/o de consulta de expedientes activos resguardados en el archivo de trámite, emitidos por las diversas áreas administrativas en las dependencias y entidades.
Descripción
Las actividades destinadas a atender las solicitudes de préstamo y/o de consulta de
expedientes resguardados en el archivo de trámite de manera eficiente, conforme a lo establecido en el manual.
Actividades secuenciales por responsable:
5.2 Administración de Archivos
5.2.1 Archivo de Trámite
5.2.1.3 Préstamo y consulta de expedientes del archivo de trámite
Responsable
No.
Actividades
Método o herramienta
Normatividad
Unidad
administrativa
1
Solicita, a través de los servidores
públicos autorizados, el préstamo o
consulta de expedientes.
Correo electrónico o
sistema de gestión
documental
Artículo 14,
fracción II de la
LFA y Octavo de
los LGOCAPEF.
RAT
2
Recibe solicitud, verifica los datos y
firmas autorizadas.
¿Está autorizado?
Sí: continúa en la actividad 3.
No: continúa en la actividad 1.
Correo electrónico o
sistema de gestión
documental y registro
de firmas autorizadas
Artículos 14,
fracción II de la
LFA, 11, fracción
III del RLFA,
Sexto y Octavo de
los LGOCAPEF y
19 de las
DGATAPF.
RAT
3
Realiza la búsqueda del expediente.
¿Lo localiza?
Sí: continúa en la actividad 5.
No: continúa en la actividad 4.
Inventario documental
Artículos 14,
fracción II de la
LFA, 11, fracción
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
RAT
4
Informa al solicitante que el expediente
se encuentra en préstamo y devuelve
la solicitud.
Fin de procedimiento.
Formato de vale de
préstamo de
expedientes
Artículos 14,
fracción II de la
LFA, 11, fracción
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
RAT
5
Registra los datos necesarios en el
sistema de gestión documental o en el
control de préstamos y elabora el vale
de préstamo.
Sistema de gestión
documental y formato
de vale de préstamo de
expedientes
Artículo 14,
fracción II de la
LFA, y Tercero y
Octavo de los
LGOCAPEF.
 
RAT
6
Verifica su integridad, archiva los datos
del préstamo y lo entrega al solicitante
para su consulta:
a) Vía préstamo: continúa en la
actividad 7.
b) En el archivo: continúa en la
actividad 8.
Expediente y sistema
de gestión documental
Artículos 14,
fracción II de la
LFA, 11, fracción
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
7
Recibe el expediente y lo custodia
hasta su devolución al RAT, según las
condiciones del préstamo: continúa en
la actividad 9.
Expediente
Artículos 14,
fracción II de la
LFA, 11, fracción
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
8
Recibe el expediente, lo consulta en el
archivo y lo devuelve al RAT: continúa
en la actividad 9.
Expediente
Artículos 14,
fracción II de la
LFA, 11, fracción
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
RAT
9
Recibe el expediente y verifica
integridad. ¿Está completo el
expediente?
a) Sí: registra la devolución y, en su
caso, regresa cancelado el vale de
préstamo. Fin de procedimiento.
b) No: continúa en la actividad 10.
Expediente, sistema de
gestión documental y
vale de préstamo de
expedientes
Artículos 14,
fracción II de la
LFA, 11, fracción
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
RAT
10
Notifica del faltante al Titular de la
unidad administrativa, para que
proceda según corresponda.
Oficio
Artículos 14,
fracción II de la
LFA, 11, fracción
III del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
 
5.2.1.4 Seguimiento del préstamo de expedientes del archivo de trámite
Objetivo
Dar seguimiento al préstamo de expedientes en el archivo de trámite, que se encuentran en consulta del solicitante.
Descripción
Las actividades para que el RAT recupere y reintegre al archivo de trámite, los expedientes que mediante préstamo se encuentran en consulta del solicitante.
Actividades secuenciales por responsable:
5.2 Administración de Archivos
5.2.1 Archivo de Trámite
5.2.1.4 Seguimiento del préstamo de expedientes del archivo de trámite
Responsable
No.
Actividades
Método o herramienta
Normatividad
RAT
1
Revisa el listado de expedientes
prestados, para su seguimiento y
confronta con el acervo documental.
¿Existen expedientes no devueltos?
Sí: continúa en la actividad 2.
No: Fin de procedimiento.
Sistema de gestión
documental y/o vale de
préstamo de
expedientes
Artículos 14,
fracción II de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
RAT
2
Informa al solicitante, 5 días hábiles
previos que está por vencer el plazo de
préstamo y le requiere la devolución
del expediente o le propone ampliar el
plazo.
Correo electrónico o
sistema de gestión
documental
Artículos 14,
fracción II de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
3
¿Requiere de más tiempo? Sí: continúa
en la actividad 4.
No: continúa en la actividad 9 del
procedimiento 5.2.1.3 del manual.
Sistema de gestión
documental o vale de
préstamo de
expedientes
Artículos 14,
fracción II de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
RAT
4
Recibe la solicitud de ampliación del
plazo y actualiza los datos.
Sistema de gestión
documental o vale de
préstamo de
expedientes
Artículos 14,
fracción II de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
5
Custodia el expediente hasta su
devolución al RAT.
Continúa en la actividad 9 del
procedimiento 5.2.1.3 del manual.
Expediente
Artículos 14,
fracción II de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Tercero y Octavo
de los
LGOCAPEF.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
5.2.1.5 Transferencia primaria
Objetivo
Realizar el traslado sistemático y controlado de expedientes, cuyo trámite ha concluido, a los archivos de concentración. La transferencia primaria se efectuará una vez que se cumpla el plazo de conservación previsto en el catálogo de disposición documental correspondiente.
 
Descripción
Las actividades destinadas a realizar la transferencia de documentos del archivo de trámite al archivo de concentración.
Actividades secuenciales por responsable:
5.2 Administración de Archivos
5.2.1 Archivo de Trámite
5.2.1.5 Transferencia primaria
Responsable
No.
Actividades
Método o herramienta
Normatividad
RAT
1
Identifica los expedientes cuyo plazo
de conservación en archivo de trámite
ha concluido, conforme al catálogo de
disposición documental.
Inventario documental
y catálogo de
disposición documental
Artículos 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Octavo y Décimo
de los
LGOCAPEF.
RAT
2
Elabora la propuesta de inventario
documental, en original y copia,
agrupando por series documentales y
año.
Inventario documental
Artículos 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Octavo de los
LGOCAPEF.
RAT
3
Solicita al Titular de la unidad
administrativa otorgue el visto bueno a
la propuesta de inventario documental.
Correo electrónico,
memorando u oficio
Artículos 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Octavo y Décimo
de los
LGOCAPEF.
Unidad
Administrativa
4
Revisa la propuesta de inventario
documental y de ser necesario
selecciona y revisa físicamente los
expedientes.
¿Existen expedientes que por la
vigencia de sus valores primarios
deban conservarse en el archivo de
trámite?
Sí: continúa en la actividad 5. No:
continúa en la actividad 7.
Análisis y muestreo
Artículos 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Octavo y Décimo
de los
LGOCAPEF.
Unidad
Administrativa
5
Elabora y envía la justificación respecto
a los expedientes que deban
permanecer en el archivo de trámite,
enlistando los que serán transferidos.
Oficio o memorando
Artículos 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
X del RLFA, y
Octavo y Décimo
de los
LGOCAPEF.
RAT
6
Recibe el oficio o memorando, ajusta la
propuesta de inventario documental y
solicita el visto bueno del Titular de la
unidad administrativa.
Acuse
Artículos 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
X, y Octavo y
Décimo de los
LGOCAPEF.
Unidad
Administrativa
7
Otorga el visto bueno y remite al RAT.
Inventario documental
con visto bueno
Artículos 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Octavo y Décimo
de los
LGOCAPEF.
RAT
8
Recibe visto bueno, separa y coteja los
expedientes conforme al inventario
documental autorizado y lo envía
debidamente suscrito, solicitando cita
al RAC.
Inventario documental
y correo electrónico u
oficio o memorando
solicitando la
transferencia primaria
Artículos 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Octavo y Décimo
de los
LGOCAPEF.
 
RAT
9
Instala los expedientes en cajas
debidamente identificadas
Cédula de
identificación de cajas
Artículos 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Octavo y Décimo
de los LGOCAPEF
RAC
10
Recibe el inventario y comunica al
RAT, el día y hora en que recibirá la
remesa de expedientes.
Inventario documental
y correo electrónico u
oficio o memorando
Artículos 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Octavo y Décimo
Tercero de los
LGOCAPEF.
RAT
11
Acude a la cita con el inventario
documental y remesa de expedientes
en cajas de archivo.
Reunión de trabajo
Artículos 19,
fracción III de la
LFA, Art. 11,
fracción IX del
RLFA, y Octavo y
Décimo de los
LGOCAPEF.
RAC
12
Coteja el inventario documental contra
expedientes junto con el RAT.
¿Existen diferencias?
Sí: continúa en la actividad 13.
No: continúa en la actividad 15.
Análisis
Artículo 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Octavo y Décimo
de los
LGOCAPEF.
RAT
13
¿Puede solventar las diferencias en la
reunión de trabajo?
Sí: continúa en la actividad 15.
No: continúa en la actividad 14.
Análisis
Artículos 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Octavo y Décimo
de los
LGOCAPEF.
RAT
14
Retira los expedientes para solventar
las observaciones.
Continúa en la actividad 1.
Remesa
Artículos 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Octavo y Décimo
de los
LGOCAPEF.
 
RAC
15
Otorga visto bueno al inventario
documental y recibe los expedientes.
Inventario documental
Artículos 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Octavo y Décimo
tercero de los
LGOCAPEF.
RAC
16
Instala la remesa de expedientes en la
ubicación topográfica correspondiente.
Archivo
Artículos 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Octavo y Décimo
de los
LGOCAPEF.
RAC
17
Registra en el inventario de
transferencia primaria la ubicación
topográfica de la remesa y de cada
expediente, comunicándolo al RAT,
con la copia correspondiente,
debidamente sellada de recibido.
Inventario documental
y acuse de recibo
Artículo 19,
fracción III de la
LFA, y Octavo y
Décimo de los
LGOCAPEF.
RAC
18
Registra los expedientes en el
inventario del archivo de concentración.
Inventario documental
Artículos19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Octavo y Noveno
de los
LGOCAPEF.
RAC
19
Integra el expediente de la
transferencia primaria
Expediente de
transferencia primaria
Artículos 19,
fracción III de la
LFA, 11, fracción
IX del RLFA, y
Noveno de los
LGOCAPEF.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
5.2.2 Archivo de concentración
Objetivo
Administrar la segunda etapa de vida de los documentos de archivo, que le han sido transferidos del archivo de trámite, mismos que deberá conservar y custodiar hasta su
eliminación o transferencia al archivo histórico.
5.2.2.1 Préstamo y consulta de expedientes del archivo de concentración
Objetivo
Permitir a los servidores públicos previamente autorizados el acceso a los documentos transferidos al archivo de concentración.
Descripción
Las actividades destinadas a atender las solicitudes de préstamo o consulta de expedientes que se encuentren en el archivo de concentración.
Actividades secuenciales por responsable:
5.2 Administración de Archivos
5.2.2 Archivo de concentración
5.2.2.1 Préstamo y consulta de expedientes del archivo de concentración
Responsable
No.
Actividades
Método o herramienta
Normatividad
Unidad
administrativa
1
Solicita al RAC, a través de los
servidores públicos autorizados, el
préstamo del expediente.
Carta responsiva u
oficio y/o sistema de
gestión documental
Artículo 15,
fracción I de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF.
RAC
2
Recibe la solicitud, verifica los datos y
firmas autorizadas.
¿Está autorizado?
Sí: continúa en la actividad 3.
No: continúa en la actividad 1.
Carta responsiva u
oficio y registro de
firmas autorizadas
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
RAC
3
Verifica si la solicitud de préstamo
contiene todos los datos necesarios
para ubicar el expediente.
¿Contiene los datos?
Sí: continúa en la actividad 5.
No: continúa en la actividad 4.
Carta responsiva u
oficio
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA, y
Noveno de los
LGOCAPEF.
RAC
4
Identifica la transferencia en su
inventario documental.
Inventario documental
y sistema de gestión
documental
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
RAC
5
Realiza la búsqueda del expediente.
¿Lo localiza?
Sí: continúa en la actividad 7.
No: continúa en la actividad 6.
Archivo
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
RAC
6
Informa al solicitante que el expediente
se encuentra en préstamo y cancela la
solicitud.
Fin de procedimiento.
Carta responsiva u
oficio
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
RAC
7
Registra los datos necesarios en el
sistema de gestión documental o en el
control de préstamos y elabora vale de
préstamo.
Sistema de gestión
documental y formato
de vale de préstamo de
expedientes
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
RAC
8
Entrega el vale de préstamo para su
firma y el expediente para su consulta.
Expediente y formato
de vale de préstamo de
expedientes
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
 
Unidad
administrativa
9
Recibe el expediente y verifica, a
través del servidor público autorizado,
el contenido e integridad del
expediente (física y folios completos).
¿Está completo el expediente?
a) Sí: firma el vale y continúa en la
actividad 11.
b) No: firma el vale y deja constancia
de las inconsistencias, continúa en la
actividad 10.
Expediente y formato
de vale de préstamo de
expedientes
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
10
Notifica al Comité y al Titular de la
unidad administrativa de las
inconsistencias en el expediente.
Continúa en la actividad 11.
Oficio
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
11
Retira el expediente, custodia el
expediente hasta su devolución al
RAC, ya sea para consulta dentro del
archivo o para préstamo externo.
Expediente y sistema
de gestión documental
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
12
Devuelve el expediente al RAC.
Expediente
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
 
RAC
13
Recibe y verifica contenido e integridad
del expediente.
¿Está completo?
Sí: continúa en la actividad 15.
No: continúa en la actividad 14.
Expediente
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
RAC
14
Notifica al CA y al Titular de la unidad
administrativa de las inconsistencias
detectadas.
Oficio
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
RAC
15
Cancela el vale de préstamo y registra
los datos de recepción.
Sistema de gestión
documental y formato
de vale de préstamo de
expedientes
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
RAC
16
Deposita el expediente en el lugar que
le corresponde topográficamente.
Expediente
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Noveno de los
LGOCAPEF.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
 
5.2.2.2 Seguimiento del préstamo de expedientes del archivo de concentración
Objetivo
Dar seguimiento al préstamo de expedientes, que se encuentran en custodia del servidor público autorizado, con el propósito de restituirlos al archivo de concentración.
Descripción
Las actividades para que el RAC recupere y reintegre al archivo de concentración los expedientes que mediante préstamo se encuentran en custodia del servidor público autorizado.
Actividades secuenciales por responsable:
5.2 Administración de Archivos
5.2.2 Archivo de concentración
5.2.2.2 Seguimiento del préstamo de expedientes del archivo de concentración
Responsable
No.
Actividades
Método o herramienta
Normatividad
RAC
1
Revisa el listado de expedientes
prestados, para su seguimiento y
confronta con el acervo documental.
¿Existen expedientes no devueltos?
Sí: continúa en la actividad 2.
No: Fin del procedimiento.
Sistema de gestión
documental o formato
de vale de préstamo de
expedientes
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Sexto, Octavo y
Décimo sexto de
los LGOCAPEF.
RAC
2
Informa al servidor público que solicitó
el expediente, cinco días hábiles
previos al vencimiento del plazo de
préstamo, requiriéndole la devolución o
proponiéndole ampliar el plazo.
Correo electrónico o
sistema de gestión
documental
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Sexto, Octavo y
Décimo sexto de
los LGOCAPEF.
Unidad
Administrativa
3
¿Requiere de más tiempo?
Sí: continúa en la actividad 4.
No: continúa en la actividad
12 del procedimiento 5.2.2.1 del
Manual.
Sistema de gestión
documental o formato
de vale de préstamo de
expedientes
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, Art. 12,
fracción X del
RLFA y Sexto,
Octavo y Décimo
sexto de los
LGOCAPEF.
RAC
4
Recibe la solicitud de ampliación del
plazo y actualiza los datos del
préstamo.
Sistema de gestión
documental o formato
de vale de préstamo de
expedientes
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Sexto, Octavo y
Décimo sexto de
los LGOCAPEF.
Unidad
Administrativa
5
Custodia el expediente hasta su
devolución al RAC.
Continúa en la actividad 12 del
procedimiento 5.2.2.1 del Manual.
Expediente
Artículos 15,
fracción I de la
LFA, 12, fracción
X del RLFA y
Sexto, Octavo y
Décimo sexto de
los LGOCAPEF.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
 
5.2.2.3 Destino final
Objetivo
Determinar cuáles son las series documentales susceptibles de baja documental o transferencia al archivo histórico, con base en los valores documentales establecidos en el Catálogo de disposición documental.
Descripción
Las actividades para que el RAC identifique, seleccionen e implementen lo establecido en el Catálogo de disposición documental.
5.2.2.3.1 Baja documental
Objetivo
Evitar la acumulación excesiva de documentación que se encuentra en el archivo de concentración, procurando la oportuna eliminación de documentos cuyos plazos de conservación han prescrito y no poseen valores secundarios.
Descripción
Definir las actividades relativas al trámite y control de la baja documental cuyos valores documentales concluyeron y no cuentan con valores secundarios.
Actividades secuenciales por responsable:
5.2 Administración de Archivos
5.2.2 Archivo de concentración
5.2.2.3 Destino final
5.2.2.3.1 Baja documental
Responsable
No.
Actividades
Método o
Herramienta
Normatividad
RAC
1
Identifica en los inventarios
documentales los expedientes que
concluyeron la vigencia documental
¿Se trata de documentación con
valores contables? Sí: Pasa a 5.2.2.3.2
del Manual No: Continúa en actividad
2.
Inventario documental
o sistema de gestión
documental
Artículos. 12,
fracción VII, 15,
fracciones II y III
de la LFA, y
Noveno de los
LGOCAPEF.
RAC
2
Elabora la propuesta de inventario de
baja, ficha técnica de prevaloración y
declaratoria de prevaloración.
Propuesta de
inventario de baja,
ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración
Artículos15,
fracciones II y III,
19, fracción III, de
la LFA, y Noveno
de los
LGOCAPEF.
RAC
3
Solicita al RAT gestione la autorización
del titular de la unidad administrativa
productora de la documentación.
Oficio o correo
electrónico y propuesta
de inventario de baja,
ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración.
Noveno de los
LGOCAPEF.
RAT
4
Recibe la comunicación y remite la
propuesta de inventario de baja, ficha
técnica de prevaloración y declaratoria
de prevaloración a la unidad
administrativa para su revisión.
Propuesta de
inventario de baja,
ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración
Noveno de los
LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
5
Revisa la propuesta de inventario de
baja, ficha técnica de prevaloración y
declaratoria de prevaloración.
Propuesta de
inventario de baja,
ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración
Noveno de los
LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
6
Autoriza y valida el inventario de baja,
ficha técnica de prevaloración y
declaratoria de prevaloración para
enviarlos al RAT e iniciar el trámite de
baja documental.
Inventario de baja,
ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración.
Artículo 15,
fracción II de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF.
 
RAT
7
Envía al RAC el inventario de baja,
ficha técnica de prevaloración y
declaratoria de prevaloración validados
y firmados por el titular de la unidad
administrativa productora de la
documentación.
Oficio, inventario de
baja, ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración.
Artículo 15,
fracción II de la
LFA, y Octavo y
Noveno de los
LGOCAPEF.
RAC
8
Recibe los documentos y gestiona ante
el CA su baja documental.
Oficio, inventario de
baja, ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración.
Artículos 15,
fracción II y 19,
fracción III de la
LFA, Octavo y
Noveno de los
LGOCAPEF.
CA
9
Recibe y verifica la información.
¿Tiene observaciones?
Sí: informa al RAC, continúa en la
actividad 10.
No: continúa en la actividad 11.
Análisis
Artículos 12,
fracción VII, 15,
fracción II y 19,
fracción III de la
LFA, y Cuarto de
los LGOCAPEF.
RAC
10
Gestiona las modificaciones y, en su
caso, actualiza la información.
Regresa a la actividad 8.
Inventario de baja,
ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración.
Artículos 15,
fracción II, 19,
fracción III de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF.
CA
11
Elabora la solicitud de destino final, que
se integra por: a) a) Inventario de baja,
b) Ficha técnica de prevaloración, c)
Declaratoria de prevaloración,
Oficio de solicitud de
destino final, inventario
de baja, ficha técnica
de prevaloración y
declaratoria de
prevaloración
Artículos 12,
fracción VII, 15,
fracción II, 19,
fracción III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Cuarto de los
LGOCAPEF.
CA
12
Envía al AGN solicitud de destino final
verificando el calendario de recepción
de solicitud de Destino final.
Solicitud de destino
final y calendario de
recepción de solicitud
de destino final.
Artículos 12,
fracción VII y 15,
fracción II de la
LFA, Cuarto de los
LGOCAPEF..
 
AGN
13
Recibe y analiza la solicitud de destino
final, inventario de baja, ficha técnica
de prevaloración y declaratoria de
prevaloración.
¿La información es suficiente?
Sí: continúa en la actividad 15.
No: comunica al CA, continúa en la
actividad 14.
Solicitud de destino
final y calendario de
recepción de solicitud
de destino final
Artículo 44,
fracción VII de la
LFA
CA
14
Recibe oficio con las observaciones del
AGN. Se trata de observaciones al
oficio de solicitud de destino final,
inventario de baja, ficha técnica de
prevaloración y/o declaratoria de
prevaloración: Regresa a actividad 10.
Análisis
 
AGN
15
Emite oficio de respuesta, dictamen de
destino final, acta de baja documental y
las envía al CA.
Oficio de respuesta,
dictamen de destino
final y acta de baja
documental
Artículo 44,
fracción VII de la
LFA
CA
16
Recibe el oficio de respuesta, dictamen
de destino final, el acta de baja
documental y remite al RAC.
Dictamen de destino
final y acta de baja
documental
Artículos 12,
fracción VII, 15,
fracción II y 19,
fracción III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable,
Octavo, Noveno y
Décimo de los
LGOCAPEF.
RAC
17
Recibe el dictamen de destino final y
acta de baja documental cuyo sentido:
Procede la baja. Sí: continúa en el
procedimiento 5.2.2.3.3 del Manual.
No: Regresa a actividad 1
Dictamen de destino
final y acta de baja
documental
Artículos 12,
fracción VII y 15,
fracción II de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF..
FIN DEL PROCEDIMIENTO
 
5.2.2.3.2 Baja documental contable
Objetivo
Evitar la acumulación excesiva de documentación, procurando la oportuna eliminación de documentos con valor contable que se encuentran en el archivo de concentración.
Descripción
Definir las actividades relativas al trámite y control de la baja documental cuyos valores contables concluyeron y no cuentan con valores secundarios.
Actividades secuenciales por responsable:
5.2 Administración de Archivos
5.2.2 Archivo de concentración
5.2.2.3 Destino final
5.2.2.3.2 Baja documental contable
Responsable
No.
Actividades
Método o
Herramienta
Normatividad
RAC
1
Identifica en los inventarios
documentales los expedientes que
concluyeron la vigencia documental
¿Se trata de documentación con
valores contables? Sí: Continúa en
actividad 2.
No: Pasa a 5.2.2.3.1 del Manual.
Inventario documental
y/o sistema de gestión
documental
Artículos 12,
fracción VII y 15,
fracciones II y III
de la LFA, y
Noveno de los
LGOCAPEF.
RAC
2
Elabora la propuesta de inventario de
baja, ficha técnica de prevaloración y
declaratoria de prevaloración.
Propuesta de
inventario documental
con base en lo
establecido en la
Norma de Archivo
Contable
Gubernamental.
Arts.15, fracciones
II y III y 19,
fracción III, de la
LFA, Noveno de
los LGOCAPEF.
RAC
3
Solicita al RAT gestione la autorización
del titular de la unidad administrativa
productora de la documentación.
Oficio o correo
electrónico y propuesta
de inventario de baja,
ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración.
Noveno de los
LGOCAPEF.
RAT
4
Recibe la comunicación y remite la
propuesta de inventario de baja, ficha
técnica de prevaloración y declaratoria
de prevaloración a la unidad
administrativa para su revisión.
Propuesta de
inventario de baja,
ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración
Noveno de los
LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
5
Revisa la propuesta de inventario de
baja, ficha técnica de prevaloración y
declaratoria de prevaloración.
Propuesta de
inventario de baja,
ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración
Noveno de los
LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
6
Autoriza y valida el inventario de baja,
ficha técnica de prevaloración y
declaratoria de prevaloración para
enviarlos al RAT e iniciar el trámite de
baja documental.
Inventario de baja,
ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración.
Artículos 15,
fracción II de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF.
RAT
7
Envía al RAC el inventario de baja,
ficha técnica de prevaloración y
declaratoria de prevaloración validados
y firmados por el titular de la unidad
administrativa productora de la
documentación
Oficio, inventario de
baja, ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración.
Artículo 15,
fracción II de la
LFA, y Octavo y
Noveno de los
LGOCAPEF.
 
RAC
8
Recibe los documentos y gestiona ante
el CA su baja documental.
Oficio, inventario de
baja, ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración.
Artículos 15,
fracción II, 19,
fracción III de la
LFA, y Octavo y
Noveno de los
LGOCAPEF.
CA
9
Recibe y verifica la información.
¿Tiene observaciones?
Sí: informa al RAC, continúa en la
actividad 10.
No: continúa en la actividad 11.
Análisis
Artículos 12,
fracción VII, 15,
fracción II y 19,
fracción III de la
LFA, y Cuarto de
los LGOCAPEF.
RAC
10
Gestiona las modificaciones y, en su
caso, actualiza la información.
Regresa a la actividad 8.
Inventario documental,
ficha técnica y
declaratoria de
prevaloración.
Artículos 15,
fracción II, 19,
fracción III de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF.
CA
11
Elabora la solicitud de destino final, que
se integra por: a) Inventario de baja, b)
Ficha técnica de prevaloración, c)
Declaratoria de prevaloración,
Oficio de solicitud de
destino final, inventario
de baja, ficha técnica
de prevaloración y
declaratoria de
prevaloración
Artículos 12,
fracción VII, 15,
fracción II, 19,
fracción III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Cuarto de los
LGOCAPEF.
 
CA
12
Envía a la UCG, la solicitud de
autorización de baja de la
documentación contable, adjunta
inventario de baja, ficha técnica de
prevaloración y declaratoria de
prevaloración.
Solicitud de
autorización de baja
documental, ficha
técnica y declaratoria
de prevaloración e
inventario.
Artículos 12,
fracción VII, 15,
fracción II, 19,
fracción III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Cuarto de los
LGOCAPEF.
UCG
13
Recibe la solicitud.
¿La información es suficiente?
Sí: continúa en la actividad 14
No: solicita las adecuaciones al CA,
continúa en la actividad 10.
Solicitud de
autorización de baja
documental, inventario
de baja, ficha técnica
de prevaloración y
declaratoria de
prevaloración.
Artículos 12,
fracción VII, 15,
fracción II, 19,
fracción III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Noveno de los
LGOCAPEF.
UCG
14
Elabora y remite el oficio de
autorización de baja de archivo
contable original gubernamental, la
cédula de control de baja de archivo
contable original gubernamental e
inventario de baja debidamente sellado
al CA.
Oficio de autorización
de baja de archivo
contable original
gubernamental, cédula
de control de baja de
archivo contable
original gubernamental
e inventario de baja.
Artículos 12,
fracción VII, 15,
fracción II, 19,
fracción III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Octavo y Noveno
de los
LGOCAPEF.
CA
15
Recibe oficio de autorización de baja
de archivo contable original
gubernamental, la cédula de control de
baja de archivo contable original
gubernamental e inventario de baja
debidamente sellado.
Oficio de autorización
de baja de archivo
contable original
gubernamental, cédula
de control de baja de
archivo contable
original gubernamental
e inventario de baja.
Artículos 12,
fracción VII, 15,
fracción II, 19,
fracción III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Octavo, y Noveno
de los
LGOCAPEF.
 
CA
16
Elabora la solicitud de dictamen de
destino final, que se integra por: a)
Oficio de autorización de baja de
archivo contable original
gubernamental, b) Cédula de control
de baja de archivo contable original
gubernamental, c) Inventarios de baja
debidamente sellados por la UCG. d)
Ficha técnica de prevaloración e)
Declaratoria de prevaloración
Oficio de autorización
de baja de archivo
contable original
gubernamental, Cédula
de control de baja de
archivo contable
original gubernamental
e inventarios de baja
con el sello de la UCG,
ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración.
Artículos 12,
fracción VII, 15,
fracción II y 19,
fracción III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Octavo, y Noveno
de los
LGOCAPEF.
CA
17
Envía al AGN solicitud de dictamen de
destino final adjuntando:
a) Oficio de autorización de baja de
archivo contable original
gubernamental, b) Cédula de control
de baja de archivo contable original
gubernamental, c) Inventarios de baja
debidamente sellados por la UCG. d)
Ficha técnica de prevaloración. e)
Declaratoria de prevaloración.
Solicitud de dictamen
de destino final, oficio
de autorización de baja
de archivo contable
original gubernamental,
cédula de control de
baja de archivo
contable original
gubernamental e
Inventarios de baja con
el sello de la UCG,
ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración.
Artículos 12,
fracción VII, 15,
fracción II de la
LFA, y Noveno de
los LGOCAPEF.
 
 
AGN
18
Recibe la solicitud de dictamen de
destino final, oficio de autorización de
baja de archivo contable original
gubernamental, cédula de control de
baja de archivo contable original
gubernamental e Inventarios de baja
con el sello de la UCG, ficha técnica de
prevaloración y declaratoria de
prevaloración.
¿La información es suficiente?
Sí: continúa en la actividad 20.
No: comunica al CA, continúa en la
actividad 19.
Solicitud de dictamen
de destino final, oficio
de autorización de baja
de archivo contable
original gubernamental,
cédula de control de
baja de archivo
contable original
gubernamental e
Inventarios de baja con
el sello de la UCG,
ficha técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración.
Artículo 44,
fracción VII de la
LFA.
CA
19
Recibe oficio con observaciones del
AGN Se trata de observaciones al
inventario de baja, ficha técnica de
prevaloración y/o declaratoria de
prevaloración:
Regresa a actividad 10.
Análisis
 
AGN
20
Analiza la solicitud y emite oficio de
respuesta, dictamen destino final, acta
de baja documental y las envía al CA.
Oficio de respuesta,
dictamen de destino
final y acta de baja
documental
44, fracción VII y
12, fracción VII de
la LFA, y Noveno
de los
LGOCAPEF.
CA
21
Recibe el oficio, dictamen de destino
final, el acta de baja documental y
remite al RAC.
Oficio de respuesta,
dictamen de destino
final y acta de baja
documental
Artículos 12,
fracción VII, 15,
fracción II y 19,
fracción III de la
LFA, Cuarto del
Acuerdo del
archivo contable, y
Octavo y Noveno
de los
LGOCAPEF.
RAC
22
Recibe el dictamen de destino final y
acta de baja documental cuyo sentido:
Procede la baja. Sí: continúa en el
procedimiento 5.2.2.3.3 del Manual.
No: Regresa a actividad 1
Dictamen de destino
final y acta de baja
documental
Artículos 12,
fracción VII, 15,
fracción II de la
LFA, y Noveno y
Décimo de los
LGOCAPEF.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
 
5.2.2.3.3 Desincorporación de documentos de archivo como bienes muebles
Objetivo
Definir las actividades relativas al trámite y control de la baja documental cuyos valores administrativos, legales, fiscales o contables concluyeron y no poseen valores secundarios.
Descripción
Gestionar ante el área correspondiente para que inicie el trámite de destino final de los desechos de papel y cartón, provenientes de los expedientes de baja documental.
Actividades secuenciales por responsable:
5.2 Administración de Archivos
5.2.2 Archivo de concentración
5.2.2.3 Destino final
5.2.2.3.3 Desincorporación de documentos de archivo como bienes muebles
Responsable
No.
Actividades
Método o herramienta
Normatividad
RAC
1
Envía copia del
dictamen de destino
final y el acta de baja
documental y solicita a
la UARRM defina el
procedimiento a seguir
para la disposición final.
Solicitud, copia de dictamen de
destino final y del acta de baja
documental
Artículo 12, fracción VII
de la LFA, Título
Quinto de la LGBN.
UARRM
2
Analiza la solicitud y
recomienda al CA
proceda conforme al
procedimiento
"DISPOSICIÓN FINAL Y
BAJA DE BIENES
MUEBLES" del
MAAGRMSG, en el
subproceso que le
corresponda.
Solicitud
Artículo 12, fracción VII
de la LFA, Título
Quinto de la LGBN.
CA
3
Determina, atendiendo
la recomendación de la
UARRM, que la
disposición final de los
documentos se realice
por:
a) Destrucción, continúa
en el procedimiento
"5.7.7. Destrucción de
bienes" del
MAAGRMSG (continúa
en la actividad 4), o
b) Cualquier otro
procedimiento de
disposición final de
bienes distintos al de la
destrucción, continúa en
el procedimiento
correspondiente del
proceso "DISPOSICIÓN
FINAL Y BAJA DE
BIENES MUEBLES" del
MAAGRMSG (continúa
en la actividad 8).
Análisis
Artículo 12, fracción VII
de la LFA, Título
Quinto de la LGBN y
MAAGRMSG.
CA
4
(Viene de la conclusión
del procedimiento
"Destrucción de bienes"
del MAAGRMSG).
Solicita a la UARRM el
acta circunstanciada
respecto a la
destrucción de
documentos.
Correo electrónico u oficio
Artículo 12, fracción VII
de la LFA, Cuarto del
Acuerdo del archivo
contable y
MAAGRMSG.
 
UARRM
5
Remite el acta
circunstanciada que
hace constar la
destrucción de
documentos. ¿Se trata
de documentación
contable? Sí: Pasa a
actividad 6. No: Pasa a
actividad 7.
Correo electrónico u oficio y acta
circunstanciada
Título Quinto de la
LGBN.
CA
6
Recibe el acta
circunstanciada y la
envía a la UCG.
Oficio y acta circunstanciada
Artículo 15, fracción I
de la LFA.
CA
7
Digitaliza el acta
circunstanciada, el
dictamen de destino
final y el acta de baja
documental y gestiona
su publicación en el sitio
de internet institucional.
Pasa actividad 10.
Acta circunstanciada, dictamen
de destino final y acta de baja
documental
Artículo 12, fracción VII
de la LFA, y Décimo
noveno de los
LGOCAPEF.
CA
8
(Viene de la conclusión
del procedimiento
correspondiente del
proceso "DISPOSICIÓN
FINAL Y BAJA DE
BIENES MUEBLES" del
MAAGRMSG).
Solicita copia a la
UARRM del acta de la
entrega- recepción de
los documentos de
archivo entregados para
su disposición final.
Correo electrónico u Oficio
Artículo 12, fracción VII
de la LFA, Título
Quinto de la LGBN y
MAAGRMSG.
 
RAC
9
Recibe oficio y recaba
en el inventario de baja,
el acta de la entrega-
recepción de los
documentos de archivo.
Acuse
Artículo 15, fracción II
de la LFA, Título
Quinto de la LGBN y
MAAGRMSG.
RAC
10
Actualiza la base de
datos del archivo de
concentración,
registrando los
expedientes que fueron
dados de baja.
Sistema de gestión documental
Artículos 15, fracción II
y 19, fracción III de la
LFA, y Noveno de los
LGOCAPEF.
RAC
11
Integra el expediente de
baja documental
Expediente que debe contener
como mínimo: Acuse de la
solicitud de Dictamen de destino
final enviada al AGN, declaratoria
de prevaloración, ficha técnica de
prevaloración e Inventario de
baja, oficio de respuesta emitido
por el AGN, dictamen de destino
final, acta de baja documental,
acta circunstanciada. En caso
de documentación contable
original gubernamental además
debe incluir: Oficio de
autorización de la baja de archivo
contable original gubernamental y
Cédula de control de baja de
archivo contable original
gubernamental
Artículos 15, fracción II
y 19, fracción III de la
LFA, y Vigésimo de los
LGOCAPEF.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
 
5.2.2.3.4 Transferencia secundaria
Objetivo
 
Realizar el traslado sistemático y controlado de los expedientes que hayan concluido sus plazos de conservación y que tengan valores secundarios, conforme al catálogo de disposición documental y según lo indicado por el AGN, al archivo histórico de la dependencia o entidad o al AGN.
Descripción
Las actividades destinadas a realizar la transferencia de documentos del archivo de concentración al archivo histórico, a fin de incrementar el acervo documental y ponerlo a disposición de los interesados.
Actividades secuenciales por responsable:
5.2 Administración de Archivos
5.2.2 Archivo de concentración
5.2.2.3 Destino final
5.2.2.3.4 Transferencia secundaria
Responsable
No.
Actividades
Método o Herramienta
Normatividad
RAC
1
Identifica en los
inventarios
documentales los
expedientes que
concluyeron la
vigencia documental
y poseen valores
históricos.
Inventario documental y/o
sistema de gestión documental
Artículos 12, fracción VII y 15,
fracciones II y III de la LFA,
12, fracción XI del RLFA, y
Noveno y Décimo de los
LGOCAPEF.
RAC
2
Elabora la
propuesta de
inventario de
transferencia
secundaria, ficha
técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración.
Propuesta de inventario de
transferencia secundaria, ficha
técnica de prevaloración y
declaratoria de prevaloración
Artículos 12, fracción VII y 15,
fracciones II y III de la LFA,
12, fracción XI del RLFA, y
Noveno y Décimo de los
LGOCAPEF.
RAC
3
Solicita al RAT
gestione la
autorización del
titular de la unidad
administrativa
productora de la
documentación.
Oficio o correo electrónico y
propuesta de inventario de
transferencia secundaria, ficha
técnica de prevaloración y
declaratoria de prevaloración.
Noveno de los LGOCAPEF.
RAT
4
Recibe la
comunicación y
remite la propuesta
de inventario de
transferencia
secundaria, ficha
técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración a la
unidad
administrativa para
su revisión.
Oficio o correo electrónico y
propuesta de inventario de
transferencia secundaria, ficha
técnica de prevaloración y
declaratoria de prevaloración
Octavo de los LGOCAPEF.
Unidad
administrativa
5
Revisa la propuesta
de inventario de
transferencia
secundaria, ficha
técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración.
Propuesta de inventario de
transferencia secundaria, ficha
técnica de prevaloración y
declaratoria de prevaloración
Noveno de los LGOCAPEF.
 
Unidad
administrativa
6
Autoriza y valida el
inventario de
transferencia
secundaria, ficha
técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración para
enviarlos al RAT e
iniciar el trámite de
transferencia
secundaria.
Inventario de transferencia
secundaria, ficha técnica de
prevaloración y declaratoria de
prevaloración.
Artículos 15, fracción II y 19,
fracción III de la LFA, y
Octavo y Noveno de los
LGOCAPEF.
RAT
7
Recibe y envía al
RAC el inventario de
transferencia
secundaria, ficha
técnica de
prevaloración y
declaratoria de
prevaloración
autorizados por el
titular de la unidad
administrativa
productora de la
documentación.
Oficio, inventario de
transferencia secundaria, ficha