DOF: 30/12/2002

ACUERDO que establece la integración, instalación y funcionamiento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos en la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales.

Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales.

VICTOR LICHTINGER WAISMAN, Secretario de Medio Ambiente y Recursos Naturales, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 2, 20, 26 y 32 bis de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 10 de la Ley de Planeación, y 5 fracciones XXV y XXVII del Reglamento Interior de la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales, y

CONSIDERANDO

I. Que el Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006, señala como una misión del Ejecutivo Federal, establecer los objetivos por los que todos los miembros de la administración pública, encabezados por el Presidente de la República, se comprometen a trabajar con absoluta fuerza y dedicación;

II. Que asimismo, indica que la ciudadanía demanda contar con un gobierno que produzca resultados tangibles y valiosos, por lo que se hace necesario implantar un proceso de cambio profundo que permita responder al nuevo entorno y que para lograrlo, exige un trabajo serio y entusiasta para dejar atrás prácticas y supuestos obsoletos, para emprender un proceso de cambio y transformación con ideas innovadoras y creativas y que la innovación en el gobierno nos permita concebir nuevas formas de hacer las cosas, así como mejorar lo que se ha estado haciendo bien y que produce un valor agregado para la sociedad;

III. Que el citado Plan Nacional de Desarrollo, establece ideas innovadoras, buscando reemplazar los sistemas burocráticos por sistemas emprendedores, así como crear organizaciones públicas y sistemas de atención que estén mejorándose de manera permanente;

IV. Que el Archivo General de la Nación creó un Sistema Nacional de Archivos del Gobierno Federal, para establecer las condiciones de coordinación e integración de los Archivos de la Administración Pública, y

V. Que para el mejor funcionamiento y organización de los archivos de las unidades administrativas y órganos desconcentrados de la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales, se hace necesaria la integración de un comité técnico interno de administración de documentos, para garantizar en forma eficiente y eficaz, el funcionamiento coordinado de los archivos de la dependencia, por lo que he tenido a bien expedir el siguiente:

ACUERDO

ACUERDO QUE ESTABLECE LA INTEGRACION, INSTALACION Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITE TECNICO INTERNO DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS EN LA SECRETARIA DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES

PRIMERO. Se crea el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos en la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales, el cual tendrá por objeto proponer acciones y estrategias para modernizar y mejorar el funcionamiento y operación de los archivos de trámite, de concentración e histórico.

SEGUNDO. Para los fines del presente Acuerdo, se entenderá por:

a. Secretaría. La Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales.

b. COTECIAD. El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.

TERCERO. El COTECIAD deberá cumplir, entre otras, con las funciones siguientes:

I. Coordinar, organizar, modernizar, desarrollar, promover e institucionalizar lo relativo a los servicios en materia de archivos y administración de documentos, de conformidad con la normatividad y lineamientos que al respecto emitan las autoridades competentes;

II. Detectar la problemática de los sistemas archivísticos y documentales;

III. Promover y evaluar que las unidades administrativas y órganos desconcentrados de la Secretaría, encargados del manejo de archivos implementen sistemáticamente la normatividad federal en materia de administración de documentos;

IV. Impulsar que se observe la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación;

V. Homogeneizar la operación de las áreas responsables de los servicios archivísticos en la Secretaría;

VI. Constituir mecanismos de integración normativa de los sistemas archivísticos en las unidades administrativas y órganos desconcentrados de la Secretaría;

VII. Integrar grupos de trabajo, tanto de carácter permanente como temporal, para realizar tareas específicas relacionadas con su objeto;

VIII. Impulsar la elaboración de propuestas que mejoren el funcionamiento y operación de los archivos de trámite, concentración e histórico;

IX. Evaluar y, en su caso, aprobar las propuestas que mejoren y modernicen los sistemas en la materia;

X. Vigilar la aplicación de la normatividad archivística en las unidades administrativas y órganos desconcentrados de la Secretaría;

XI. Propiciar y capacitar a través de cursos, talleres o seminarios, al personal encargado del manejo de los archivos de las unidades administrativas y órganos desconcentrados de la Secretaría, en coordinación con la Dirección de Capacitación y Desarrollo de Personal, y

XII. Aprobar los acuerdos tomados en las sesiones.

CUARTO.- El COTECIAD será el órgano rector en materia de archivos y de administración de documentos de las unidades administrativas y órganos desconcentrados de la Secretaría.

QUINTO. El COTECIAD será el enlace técnico y operativo entre la Secretaría y el Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo del Gobierno Federal, que coordina el Archivo General de la Nación en lo relativo a la normalización del Sistema Nacional de Archivos.

SEXTO.- El COTECIAD se encontrará integrado por:

I. Un Presidente, que será el Titular de la Oficialía Mayor;

II. Un Presidente Suplente, que será el Titular de la Dirección General de Recursos Materiales, Inmuebles y Servicios;

III. Un Secretario Técnico, que será nombrado por el COTECIAD;

IV. Un Coordinador, que será el Titular de la Dirección de Administración de Documentos, Eventos y Modernización, quien será el responsable de los archivos de la Secretaría, y

V. Un representante de cada una de las unidades administrativas y órganos desconcentrados de la Secretaría.

SEPTIMO. En las sesiones del COTECIAD, los integrantes tendrán derecho a voz y voto, y buscarán el consenso de la mayoría.

OCTAVO. Los miembros integrantes del COTECIAD, tendrán derecho a nombrar un suplente que los represente en las sesiones, quien asumirá la responsabilidad de su representado.

NOVENO. Corresponde al Presidente del COTECIAD:

I. Presidir las sesiones del COTECIAD;

II. Ser el conducto formal, para recibir las propuestas de trabajo en materia normativa de los sistemas de archivo de las unidades administrativas y órganos desconcentrados de la Secretaría;

III. Aprobar las convocatorias de las sesiones ordinarias y extraordinarias;

IV. Aprobar las convocatorias de las sesiones de trabajo, y de impartición de cursos, talleres y seminarios para la capacitación del personal de las unidades administrativas y órganos desconcentrados de la Secretaría en materia de archivos y administración documental;

V. Tener voto de calidad en las sesiones, y

VI. Rendir un informe anual al COTECIAD.

DECIMO. Corresponde al Secretario Técnico:

I. Apoyar al Presidente del COTECIAD;

II. Presidir las sesiones en ausencia del Presidente del COTECIAD;

III. Elaborar las actas de las sesiones;

IV. Dar seguimiento a los acuerdos tomados en las sesiones;

V. Preparar el informe anual;

VI. Integrar la documentación requerida para la realización de las sesiones del COTECIAD, y

VII. Las demás que le señale el Presidente del COTECIAD.

DECIMO PRIMERO. Corresponde al Coordinador:

I. Coordinar las convocatorias de las sesiones;

II. Fungir como moderador en las sesiones;

III. Representar al COTECIAD en los casos que el Presidente le señale;

IV. Fungir como enlace con el Sistema Nacional de Archivos del Gobierno Federal, respecto a la promoción de la normatividad sobre archivos y administración de documentos;

V. Coordinar las elecciones de los integrantes del COTECIAD, y

VI. Las demás que le sean encomendadas por el Presidente del COTECIAD y las que se acuerden en las sesiones.

DECIMO SEGUNDO. Corresponde a los integrantes del COTECIAD:

I. Asistir a las sesiones ordinarias y extraordinarias;

II. Exponer la problemática que en la materia se presente en sus unidades administrativas y, en su caso, proponer alternativas de solución;

III. Elaborar la integración de la normatividad de los sistemas de archivo de las unidades administrativas y órganos desconcentrados de la Secretaría;

IV. Participar en las comisiones de trabajo;

V. Realizar propuestas que mejoren el servicio, funcionamiento y operación en la materia;

VI. Orientar y vigilar que las unidades administrativas de su adscripción, apliquen la normatividad emitida en materia de archivo y administración de documentos;

VII. Someter a consideración del Presidente del COTECIAD los proyectos que eficienten los sistemas de archivo y documentación;

VIII. Realizar propuestas que mejoren el funcionamiento y operación de los archivos de trámite, concentración e histórico;

IX. Fungir como enlace con los usuarios de las diversas áreas de su adscripción, y

X. Las demás derivadas de los acuerdos tomados en las sesiones, así como las que le encomiende el Presidente del COTECIAD.

DECIMO TERCERO. El Comité celebrará sesiones ordinarias y extraordinarias, debiendo celebrarse las primeras cada tres meses, a partir de la fecha en que el mismo quede integrado, y las segundas, cuando así lo estime el Presidente del COTECIAD o lo requiera cualquiera de los integrantes, para lo cual se hará solicitud por escrito al Presidente.

DECIMO CUARTO. En las sesiones del COTECIAD, participará un representante del Organo Interno de Control como asesor e invitado permanente, quien únicamente tendrá derecho a voz.

DECIMO QUINTO. Las comisiones de trabajo sesionarán con la periodicidad necesaria para alcanzar las metas y resultados que se les encomienden.

DECIMO SEXTO. Los integrantes del COTECIAD previa autorización del Presidente, podrán invitar a las sesiones de trabajo a personas distintas, cuando estimen que por la naturaleza de los asuntos a tratar es necesaria su presencia, quienes tendrán el carácter de invitados temporales, y sólo tendrán derecho a voz.

DECIMO SEPTIMO. Las sesiones ordinarias y extraordinarias, serán convocadas mediante comunicados que se entreguen para tal efecto a sus miembros, con cinco y dos días de anticipación a su celebración, respectivamente.

DECIMO OCTAVO. Los requerimientos de capacitación deberán plantearse al COTECIAD, a través de los representantes de las respectivas unidades administrativas y órganos desconcentrados de la Secretaría que integran el Comité.

DECIMO NOVENO. Los acuerdos, determinaciones de trámite y cualquier otra resolución del COTECIAD, que por su naturaleza e importancia deba conocer el personal de la Secretaría, se difundirán con la colaboración de todos los miembros y representantes acreditados.

VIGESIMO.- El presente Acuerdo podrá ser revisado para ser modificado o ampliado, a solicitud de los miembros del COTECIAD en sesión plenaria, mediante el voto aprobatorio de las dos terceras partes del total de los integrantes, para someterlo a consideración y firma del suscrito.

TRANSITORIOS

PRIMERO. El presente Acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación.

SEGUNDO. Se establece el plazo de treinta días hábiles a partir de la fecha de su publicación, para que el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales, quede integrado e instalado.

Dado en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los once días del mes de diciembre de dos mil dos.- El Secretario de Medio Ambiente y Recursos Naturales, Víctor Lichtinger Waisman.- Rúbrica.


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